Assistante de direction du service des sports

cdg69; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité recherche une assistante de direction pour soutenir le service des sports en Haute-Savoie. Le poste implique la gestion administrative, la coordination d'événements sportifs majeurs et le suivi des projets avec une forte autonomie. Candidates doivent justifier de compétences en gestion et d'une connaissance du secteur public.

Qualifications

• Connaissance des collectivités territoriales et cadre juridique local.
• Expérience en assistanat de direction ou coordination administrative requise.
• Capacité en gestion de dossiers transversaux.

Responsabilités

• Assurer le soutien stratégique à la direction des sports.
• Gérer les agendas et l'organisation logistique des événements.
• Coordonner les activités administratives et la communication avec les partenaires.

Connaissances

Confidentialité

Gestion de projet

Communication

Rigueur

Formation

Formation supérieure en gestion administrative

Droit public

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Assistante de direction du service des sports, Haute-Savoie

Haute-Savoie, France

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité directe du Directeur des Sports et de la vie associative, l’assistante de direction assure une mission stratégique de soutien à la gouvernance du service. Elle coordonne l’ensemble des activités administratives, organisationnelles et opérationnelles de la direction, en veillant à l’efficacité des processus internes, à la qualité des relations interservices, et à la fluidité des échanges avec les partenaires.
Le poste requiert une autonomie décisionnelle dans l’organisation du travail, une forte capacité d’anticipation et d’adaptation, ainsi qu’une posture proactive dans la gestion de dossiers transversaux et la conduite d’actions à fort enjeu. Missions / conditions d'exercice 1. Appui stratégique et organisationnel à la direction
•Assurer une veille réglementaire, juridique et documentaire relative au domaine du sport, de la vie associative et des collectivités territoriales.
• Rédiger, mettre en forme et suivre des courriers, rapports, notes stratégiques, comptes rendus et présentations institutionnelles.
• Piloter des dossiers transversaux à fort enjeu en coordination avec les autres services.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi d’activité, de performance et d’indicateurs de pilotage.
• Contribuer à la programmation des projets du service (planification, coordination, échéanciers, suivi d’exécution).
• Participer à la rédaction des documents budgétaires, au suivi de l’exécution du budget, aux engagements de dépenses et à la gestion des régies (y compris celle de la plage municipale).
2. Gestion administrative et appui opérationnel
• Organiser l’agenda du Directeur, planifier les réunions et en assurer la logistique.
• Gérer la messagerie, les appels, l’accueil physique et la circulation de l’information.
• Traiter le courrier (entrée/sortie), organiser le classement et l’archivage selon les normes en vigueur (dématérialisation, GED).
• Assurer le lien avec les services supports (RH, finances, commande publique, communication...).
• Préparer les conventions, délibérations, décisions et actes administratifs en lien avec les projets du service.
3. Contribution active aux événements majeurs de la direction
• Participer à l’organisation logistique, administrative et opérationnelle des grands événements portés par la direction des sports et vie associative, tels que :
o La Fête du Nautisme,
o Le Festival International des Sports Extrêmes (FISE Xperience Series),
o Le Forum des Associations,
o ainsi que d’autres manifestations sportives ou associatives majeures organisées ou soutenues par la collectivité.
• Coordonner les relations avec les partenaires, prestataires, associations et services municipaux concernés.
• Participer à la gestion des plannings, à la logistique (réservations, matériel, signalétique), à la rédaction des documents supports (conventions, bilans, feuilles de route) et à la communication en lien avec le service concerné. Profils recherchés Savoirs
• Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise du cadre juridique et budgétaire de l’action publique locale, notamment dans les domaines du sport et de la vie associative.
• Bonne culture administrative et institutionnelle.
• Profil de Catégorie B prioritairement (rédacteur territorial ou principal), justifiant d’une expérience significative dans l’assistanat de direction ou la coordination administrative. Possibilité d’ouverture à un profil de catégorie C expérimenté (adjoint administratif principal), doté de compétences avérées en gestion de dossiers transversaux et relations institutionnelles.
• Formation supérieure en gestion administrative, droit public ou coordination de projets appréciée.
• Expérience dans le domaine sportif ou associatif serait un atout.
Savoir-faire
• Maîtrise avancée des outils bureautiques (suite Microsoft Office, gestion électronique des documents, outils collaboratifs).
• Excellente expression écrite et orale, capacité de synthèse et de formalisation.
• Aptitude à la gestion de projet, à l’analyse de données et à la conduite de tableaux de bord.
• Rigueur dans la gestion des priorités et dans le respect des délais.

Savoir-être
• Sens aigu de la confidentialité, de la loyauté et de la discrétion.
• Proactivité, esprit d’initiative et sens des responsabilités.
• Diplomatie, aisance relationnelle et capacité à gérer des interlocuteurs multiples.
• Sens de l’organisation, adaptabilité et grande autonomie dans le travail.