Assistante de direction - Direction Générale du GHU F/H en CDD

TN France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'un hôpital de proximité à Paris, où vous serez l'assistant(e) de direction au sein d'une équipe dynamique. Ce rôle clé implique la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et l'accueil des visiteurs. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des responsables de haut niveau, contribuant ainsi à la bonne marche de l'institution. L'environnement de travail est stimulant et vous offre la possibilité de développer vos compétences dans un cadre professionnel enrichissant. Si vous êtes organisé(e), réactif(ve) et avez un sens aigu de la communication, cette position est faite pour vous.

Prestations

Self ouvert 5/7 jours

Crèche sur site

Parking couvert

Conciergerie

Service social dédié

Remboursement Pass Navigo

Accès au parking couvert du personnel

Comité d'entreprise

Qualifications

• Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation et rigueur.
• Excellente expression orale et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du Secrétaire général et organiser les réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat.
• Diffuser les notes et courriers en interne et en externe.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)

Capacité rédactionnelle

Organisation

Diplomatie

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

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Client:

AP-HP

Location:

Paris, France

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

col-narrow-right

Job Reference:

45e33a7c6d00

Job Views:

4

Posted:

27.04.2025

Expiry Date:

11.06.2025

col-wide

Job Description:

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un hôpital de proximité qui assure la prise en charge de pathologies neurologiques, cardiologiques, ostéoarticulaires ou encore de la sphère ORL. Il dispose d'une maternité de niveau 2A.

Date de parution

17/06/

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante de direction - Direction Générale du GHU F/H en CDD

Métier

Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi

CDD

Quotité de temps de travail

Temps plein

Horaires de travail

7h36 du lundi au vendr. sur une amplitude 9h00-18h00 dans le cadre d'un fonctionnement en binome

Rémunération

suivant grille fonction publique hospitalière

Poste à pourvoir

- de 3 mois

Présentation du service

FONCTION : ASSISTANTE DE DIRECTION

Grade : AMA ou Adjoint Administratif

Composition du bureau :

Deux assistantes de direction à temps plein

Position dans la structure :

L'assistante est rattachée au Secrétaire général, à la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et au Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Nord Université Paris Cité.

Liaison hiérarchique:

Le Secrétaire général, la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et le Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion.

Liaisons fonctionnelles:

- contacts avec la Direction générale de l'AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, journalistes, etc.

Vos missions

MISSIONS DU POSTE :

- Fonctionner sur l'ensemble des missions en binôme avec l'assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d'assurer une continuité dans la gestion des dossiers

- Pour le Secrétaire Général :

o Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés

o Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général

o Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements

o Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat

o Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe

o Aider sur le dossier logements GHU

- Pour la Directrice de la communication :

o Accueil téléphonique

o Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

o Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

o Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda de la directrice de la communication

o Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion

o Planification des congés de l'équipe

o Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions

o Préparation et suivi de dossiers

o Reproduction des documents

o Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions

o Mise à jour des listes de diffusion, modérateurs et fichiers

o Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et de la direction de site AP-HP. Nord

o Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance)

- Pour le chargé des finances et du contrôle de gestion :

o Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés

o Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général

o Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements

o Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat

o Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe

Profil recherché

Formation et/ou Qualifications Requises :
Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
Capacité rédactionnelle, bonne orthographe,

Qualités professionnelles requises :
Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie,
Bonne présentation, excellente expression orale,
Capacité à travailler en équipe.

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

- Sur le site : un self (ouvert 5/7 jours), une crèche, un parking couvert, une conciergerie, un service social dédié au personnel.
- Remboursement Pass Navigo ou accès au parking couvert du personnel
- Un comité d'entreprise en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs