Assistante de direction - Direction Générale du GHU F / H en CDD

AP-HP; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante s'offre dans un hôpital de proximité à Paris, où vous serez l'assistant de direction au sein d'une équipe dynamique. Ce poste exige une maîtrise des outils informatiques et de solides compétences en communication. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation des réunions, et de l'accueil des visiteurs. En travaillant en étroite collaboration avec la direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'établissement. Rejoignez une structure qui valorise l'adaptabilité, la réactivité et le travail d'équipe, tout en offrant des avantages attractifs comme un service social dédié et un parking couvert.

Prestations

Self ouvert 5/7 jours

Crèche

Parking couvert

Conciergerie

Service social dédié au personnel

Remboursement Pass Navigo

Comité d'entreprise

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité rédactionnelle et bonne orthographe sont essentielles.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda du Secrétaire général et organisation des réunions.
• Accueil physique et téléphonique, traitement des courriers et documents.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Capacité rédactionnelle

Excellente expression orale

Sens de l'organisation

Diplomatie

Formation

Diplôme en gestion ou administration

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Situé à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un hôpital de proximité qui assure la prise en charge de pathologies neurologiques, cardiologiques, ostéoarticulaires ou encore de la sphère ORL. Il dispose d'une maternité de niveau 2A.

Date de parution :

Description du poste :

Intitulé du poste : Assistante de direction - Direction Générale du GHU F / H en CDD

Métier : Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi :

Quotité de temps de travail :

Horaires de travail : 7h36 du lundi au vendredi sur une amplitude 9h00-18h00 dans le cadre d'un fonctionnement en binôme.

Rémunération : suivant grille fonction publique hospitalière

Poste à pourvoir : de 3 mois

Présentation du service :

Grade : AMA ou Adjoint Administratif

Composition du bureau : Deux assistantes de direction à temps plein

Position dans la structure : L'assistante est rattachée au Secrétaire général, à la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et au Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Nord Université Paris Cité.

Liaison hiérarchique : Le Secrétaire général, la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et le Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion.

Liaisons fonctionnelles :

• Contacts avec la Direction générale de l'AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, journalistes, etc.
• Fonctionner sur l'ensemble des missions en binôme avec l'assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d'assurer une continuité dans la gestion des dossiers.

Pour le Secrétaire Général :

• Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés.
• Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général.
• Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat.
• Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe.
• Aide sur le dossier logements GHU.

Pour la Directrice de la communication :

• Accueil téléphonique.
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
• Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda de la directrice de la communication.
• Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion.
• Planification des congés de l'équipe.
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions.
• Préparation et suivi de dossiers.
• Reproduction des documents.
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions.
• Mettre à jour les listes de diffusion, + modérateurs et les fichiers.
• Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site AP-HP. Nord.
• Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance).

Pour le chargé des finances et du contrôle de gestion :

• Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés.
• Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général.
• Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat.
• Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe.

Profil recherché :

Formation et / ou Qualifications Requises : Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint.

Capacité rédactionnelle, bonne orthographe.

Qualités professionnelles requises : Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie.

Bonne présentation, excellente expression orale.

Capacité à travailler en équipe.

Les avantages de l'AP-HP :

• Sur le site : un self (ouvert 5 / 7 jours), une crèche, un parking couvert, une conciergerie, un service social dédié au personnel.
• Remboursement Pass Navigo ou accès au parking couvert du personnel.
• Un comité d'entreprise en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs.