Assistante de Direction – Direction des Systèmes d'Information F/H

AP-HP; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Transport pris en charge 75 % du titre

Chèques emploi service CESU

Supplément familial de traitement

Prestations AGOSPAP : loisirs et aides

Places en crèche AP-HP

Résumé du poste

AP-HP recrute un(e) assistant(e) secrétariat pour la Direction des Systèmes d’Information du GHU. Vous assurez l’accueil, la gestion d’agenda et la coordination des réunions, avec le soutien des équipes DSI et RH.

Vous serez en charge de la mise en forme et de la diffusion des documents, de la gestion du courrier et du suivi des commandes, dans un cadre CDI et au bureau du GHU à Paris.

Qualifications

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et de Teams/SharePoint appréciée.
• Bon niveau rédactionnel et organisationnelles.
• Savoir gérer l’accueil, la gestion d’agenda et le traitement documentaire.

Responsabilités

• Gestion de l’accueil physique et téléphonique et de l’agenda du DSI et de son adjoint.
• Organisation logistique des réunions et préparation des supports (compte rendu, tableaux de bord).
• Aide à la mise en forme et diffusion de documents sur Sharepoint/Teams.
• Suivi des candidatures, planning télétravail et coordination avec les équipes DSI.
• Gestion des achats et commandes en lien avec les services techniques et logistiques.

Connaissances

Bureautique pack Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams/SharePoint

Formation

Bac professionnel secrétariat

BTS assistante de direction

Description du poste

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Service d'affectation

Direction des Systèmes d'Information du GHU

Présentation du service

-Présentation de la Direction des Systèmes d’Information du GHU Sous la responsabilité du DSI du GHU APHP Centre Université Paris Cité, l’équipe se compose comme suit:
1 DSI Adjoint et 3 Responsables de domaine et leurs adjoints
Des Ingénieurs, Directeurs et Chefs de projets, référents paramétrage, chargés d’applications, techniciens bureautique, administrateurs systèmes et réseau etc.
2 gestionnaires des commandes
Des apprentis
Au total entre 90 et 100 personnes en permanence-Liens hiérarchiques directs (N+1)
Le Directeur des Systèmes d’Information du GHU Centre
La responsable du domaine RH

-Liens hiérarchiques directs (N+1)
Le Directeur des Systèmes d’Information du GHU Centre
La responsable du domaine RH

-Liens fonctionnels
L’ensemble du Staff de la Direction des Systèmes d’Information du GHU
Les cadres de la Direction des soins et des directions fonctionnelles
Les exécutifs de DMU
Les président(e)s des diverses Commission SI

Vos missions

Missions permanentes:
Missions accueil, gestion de l’agenda et documentaire, organisation de réunions
Gestion des agendas du Directeur des Systèmes d’Information et de son adjoint,
Accueil physique et téléphonique,
Planification et organisation logistique de réunions,
Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentations powerpoint),
Aide à la lecture des courriers mails et transfert aux responsables de domaine et projets
Gestion des déplacements du DSI et des cadres de la DSI (ordres de mission, réservation de billet train, etc…),
Gestion documentaire: mise en ligne et actualisation de documents sur les outils communs du GHU (Sharepoint, serveurs de fichier, Teams…)
Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction (organigramme, annuaire, papier en tête...).

Missions en appui des différents secteurs de la DSI
Suivi et sortie des candidatures sur Talentsoft,
Aide à la préparation des commissions,
Suivi des plannings de télétravail,

Missions en lien avec le suivi du plan d’équipement et la gestion des achats
Coordination des commandes prévues dans le cadre du plan d’équipement annuel de la DSI avec les gestionnaires:
Gestion et demandes d’achats auprès des services techniques et logistiques (fournitures de bureau, petit matériel …).
Missions ponctuelles:
Déplacement sur les sites du GHU: Cochin et Necker principalement.

Profil recherché

Connaissances particulières requises

Maitrise des logiciels bureautique dont le pack office Outlook, Word, Excel, Power Point + option Teams/Sharepoint serai appréciée

Qualités requises

• Rigueur et autonomie,
• Qualités rédactionnelles et de synthèse,
• Discrétion professionnelle et réserve,
• Réactivité et capacité d'adaptation,
• Capacité à travailler en équipe, et en transversal.

Formation souhaitée

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

- La connaissance de l'APHP ou du moins du fonctionnement d'un établissement public de santé serait un plus.

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

7h30

Télétravail

Non

Vos avantages à l'AP-HP

Précisez les avantages à travailler à l’AP-HP :

• Prise en charge à 75 % du titre de transport
• Chèques emploi service CESU
• Supplément familial de traitement pour les professionnels avec
  enfant(s) à charge
• Prestations AGOSPAP : loisirs, vacances à tarifs préférentiels & aides
  financières
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires
  (vie quotidienne,
• Espace détente au sein des hôpitaux
• Places en crèche (46 crèches à l’AP HP)

Langues

[Français]

Niveau

[4- Langue natale]

Description de l'hôpital

Rejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité.
Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin - Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu.
Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez.
Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris.
Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares.
Cada année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients.
Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur.
La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année.
Rejoignez-nous, nous vous attendons !

Référence de l'offre

2026-23692