Assistante de Direction – Direction des Systèmes d'Information F/H

AP-HP; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prise en charge 75% titre transport

Chèques emploi service CESU

AGOSPAP loisirs et vacances

Résumé du poste

AP-HP, Direction des Systèmes d’Information du GHU Centre Université Paris Cité, recherche une Assistante de Direction F/H. Vous gérerez les agendas, assurerez l'accueil et soutiendrez la rédaction et la préparation des supports internes.

Vous participez à la gestion des déplacements et à la coordination des documents sur les outils collaboratifs. Formation Bac pro secrétariat ou équivalent exigée.

Qualifications

• Formation exigée : Bac pro secrétariat ou équivalent (Niveau IV/V).
• Rigueur, autonomie et bonnes qualités rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et sens de l'organisation.
• Discrétion professionnelle et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Gestion des agendas du DSI et de son adjoint.
• Accueil physique et téléphonique.
• Mise en forme et création de supports (comptes rendus, tableaux de bord, présentations).
• Aide à la lecture et transfert des courriers.
• Gestion des déplacements et organisation logistique.
• Gestion documentaire sur Sharepoint et réseaux.
• Publication et mise à jour des coordonnées.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

SharePoint

Formation

Bac pro secrétariat / BTS assistante de direction

Outils

Teams/SharePoint

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Assistante de Direction – Direction des Systèmes d'Information F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Présentation du service

Présentation de la Direction des Systèmes d’Information du GHU

Sous la responsabilité du DSI du GHU APHP Centre Université Paris Cité, l’équipe se compose comme suit:

• 1 DSI Adjoint et 3 Responsables de domaine et leurs adjoints
• Des Ingénieurs, Directeurs et Chefs de projets, référents paramétrage, chargés d’applications, techniciens bureautique, administrateurs systèmes et réseau etc.
• 2 gestionnaires des commandes
• Des apprentis
• Au total entre 90 et 100 personnes en permanence-Liens hiérarchiques directs (N+1)
• Le Directeur des Systèmes d’Information du GHU Centre
• La responsable du domaine RH

-Liens hiérarchiques directs (N+1)

• Le Directeur des Systèmes d’Information du GHU Centre
• La responsable du domaine RH

-Liens fonctionnels

• L’ensemble du Staff de la Direction des Systèmes d’Information du GHU
• Les cadres de la Direction des soins et des directions fonctionnelles
• Les exécutifs de DMU
• Les président(e)s des diverses Commission SI

Missions permanentes

• Gestion des agendas du Directeur des Systèmes d’Information et de son adjoint,
• Accueil physique et téléphonique,
• Planification et organisation logistique de réunions,
• Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentations powerpoint),
• Aide à la lecture des courriers mails et transfert aux responsables de domaine et projets
• Gestion des déplacements du DSI et des cadres de la DSI (ordres de mission, réservation de billet train, etc…)
• Gestion documentaire: mise en ligne et actualisation de documents sur les outils communs du GHU (Sharepoint, serveurs de fichier, Teams…)
• Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction (organigramme, annuaire, papier en tête…)

Missions en appui des différents secteurs de la DSI

• Suivi et sortie des candidatures sur Talentsoft,
• Aide à la préparation des commissions,
• Suivi des plannings de télétravail,

Missions en lien avec le suivi du plan d’équipement et la gestion des achats

• Coordination des commandes prévues dans le cadre du plan d’équipement annuel de la DSI avec les gestionnaires:
• Gestion et demandes d’achats auprès des services techniques et logistiques (fournitures de bureau, petit matériel …).

Missions ponctuelles

• Déplacement sur les sites du GHU: Cochin et Necker principalement.

Profil recherché

- Connaissances particulières requises

• Maitrise des logiciels bureautique dont le pack office Outlook, Word, Excel, Power Point + option Teams/Sharepoint serai appréciée

- Qualités requises:

• Rigueur et autonomie,
• Qualités rédactionnelles et de synthèse,
• Discrétion professionnelle et réserve,
• Réactivité et capacité d'adaptation,
• Capacité à travailler en équipe, et en transversal.

- Formation souhaitée

• Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

- La connaissance de l'APHP ou du moins du fonctionnement d'un établissement public de santé serait un plus.

Critères candidat

Français (4- Langue natale)

Vos avantages à l'AP-HP

• Prise en charge à 75 % du titre de transport
• Chèques emploi service CESU
• Supplément familial de traitement pour les professionnels avec enfant(s) à charge
• Prestations AGOSPAP : loisirs, vacances à tarifs préférentiels & aides financières
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne,
• Espace détente au sein des hôpitaux
• Places en crèche (46 crèches à l’AP HP)

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Hôpital Necker-Enfants malades - Paris 15 (GHU Centre)

Service d'affectation

Direction des Systèmes d'Information du GHU

Entité de rattachement du publieur

Rejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité. Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin – Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu. Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez. Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris. Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares. Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients. Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur. La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année. Rejoignez-nous, nous vous attendons !