Assistante de Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

Descriptif du poste

Assistance administrative de la Direction de l’Institut d’Intelligence Artificielle en Santé

Secteur d’activité :

L’Institut de l’Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l’Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d’accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l’intelligence artificielle appliquée à la santé. Pour ce faire, l’IIAS est doté d’un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé, … Le Pôle recherche et santé publique du CHU de Reims regroupe l’ensemble des services support de la recherche clinique du CHU. Il est actuellement en préparation de l’évaluation du Haut Comité pour l’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (HCERES) pour les activités de recherche clinique du CHU.
Le poste proposé regroupe des missions à 50% pour le compte de l’IIAS et à 50% pour coordonner l’évaluation HCERES pour le compte du pôle recherche.

Missions

Mission Principale pour le compte de l’IIAS

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
• Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences…)
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
• Centraliser les soumissions et vérifier l’instruction des dossiers de soumissions
• Coordonner les commissions et assurer le suivi des soumissions et projets en cours
• Coordonner les différents intervenants de l’EDS (IIAS, DIM, DSN, …)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Rédaction de documentation liées aux activités réalisées
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
• Etablir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables des projets
• Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles)
• Veille sur les appels d’offres / AAP

Mission Principale pour le compte du pôle Recherche

Coordination administrative de l’Autoévaluation HCERES

• Collecter, classer et mettre en forme les documents nécessaires au rapport d’autoévaluation de l’HCERES
• Aider les responsables des axes de recherche ou des services supports à la rédaction du rapport d’autoévaluation
• Relire et mettre en cohérence les différentes contributions au rapport d’autoévaluation
• Suivre le calendrier établi et veiller au respect des échéances
• Classer les publications du CHU en fonction de l’axe de recherche auquel elles appartiennent
• Préparer et organiser les réunions du Copil HCERES

Caractéristique du poste

• Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (sous réserve d’aptitude médicale et d’un casier judiciaire vierge)
• Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
• Temps de travail : 100 %

Profil recherché

Niveau de compétences et capacités requises

Niveau d’étude :

• Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager (BTS Suport à l'action managériale, BUT Gestion Administrative...)
• Expérience professionnelle : débutants acceptés

Niveau de compétences :

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Connaissance d’un ERP (type SAP)
• Bon niveau d’anglais

Qualités requises :

• Dynamisme et réactivité
• Esprit d’initiative et autonomie
• Discrétion
• Organisation (capacité à prioriser)
• Rigueur
• Polyvalence
• Disponibilité
• Aisance relationnelle, sens de l’écoute et de la communication
• Esprit de synthèse
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation