Assistante de Direction - Centre communal d'action sociale de Beausoleil (H/F)

Centres Communaux d'Action Sociale; Beausoleil; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Centres Communaux d'Action Sociale recherche un adjoint administratif pour assurer le secrétariat du Pôle Petite Enfance et les transmissions d’informations liées au bon fonctionnement du service.

Vos missions incluent la gestion administrative, l’accueil du public, la rédaction de notes et comptes rendus, ainsi que la coordination des agendas et des déplacements de la direction. Vous travaillerez en lien avec les partenaires et les familles.

Qualifications

• Connaissance du CCAS, de son organisation et des partenaires.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
• Rigueur, organisation et sens des deadlines.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et les transmissions nécessaires au service.
• Rédiger et relire des documents et comptes rendus.
• Gérer les agendas, les réunions et les déplacements de la direction.
• Accueil des familles et des partenaires, filtrage et orientation du courrier et des emails.

Connaissances

Organisation du travail

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Rédaction et relecture

Maîtrise bureautique

Communication

Connaissance CCAS

Savoir trier et filtrer l’information

Outils

Traitement de texte

Tableurs

Gestion de fichiers

Description du poste

Sous l'affectation hiérarchique de la Directrice du Pôle Petite Enfance, vous effectuerez toutes les opérations de secrétariat et les opérations de transmissions nécessaires à la bonne marche du service.

Vous participerez à l'élaboration des rapports d'activités au déploiement de la communication du pôle et assurerez ponctuellement l'accueil du public.

• Centralise un ensemble large d’informations devant permettre à la Direction un suivi régulier de l’ensemble des structures (2 EAJE, RPE, LAEP) ;
• Effectue toutes les opérations du secrétariat et les opérations de transmission et traitement des informations nécessaires à la bonne marche du service et à ses relations internes et externes ;
• Participe à l’élaboration des rapports d’activités et au déploiement de la communication du pôle. Assure ponctuellement l’accueil du public.
• Gestion administrative et secrétariat:
  • Accueil physique et téléphonique des familles et des partenaires ;
  • Gestion, filtrage et orientation du courrier et des courriels ;
  • Rédaction, mise en forme et relecture de documents, notes ou comptes rendus ;
  • Gestion des agendas de la direction, planification des réunions et organisation des déplacements ;
  • Suivi des dossiers des enfants et des familles:
    • Suivi des préinscriptions et des dossiers d'inscription ;
    • Gestion des contrats d'accueil et des plannings de présence des enfants.
  • Suivi des facturations, des présences et des impayés en lien avec le service comptabilité ou la collectivité.
  • Gestion financière et partenariale:
    • Participation au suivi du budget de la structure ;
    • Suivi des relations administratives avec la Caisse d'Allocations Familiales (CAF) et le Département (transmissions de données d'activité et financières) ;
    • Suivi des commandes de matériel, de produits d'entretien, de denrées alimentaires.
  • Ressources humaines:
    • Suivi administratif des dossiers du personnel (absences, plannings, congés) ;
    • Préparation des éléments variables de paie (heures supplémentaires, vacations…) .
  • Communication:
    • Élaboration du plan de communication du Pôle Petite Enfance et de la newsletter à destination des familles, en étroite collaboration avec la Responsable du service.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur

Profil recherché

Connaissances:

• Connaissance du CCAS, de son organisation, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires ;
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Connaissance du secteur de la Petite Enfance ;
• Connaissance des techniques de secrétariat et d’organisation.

Compétences:

• Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le Directeur ;
• Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication: téléphone et internet ;
• Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle a connaissance ;
• Maitrise des outils bureautique: connaissance des principaux logiciels: traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers ;
• Maitrise des logiciels et outils de communication ;
• Sait s’organiser efficacement ;
• Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note ;
• Bonne expression orale et écrite ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités ;
• Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations professionnelles du Directeur et du Vice-Président ;
• Connaissance de la réglementation liée aux Etablissements d’Accueil de Jeunes Enfants en termes organisationnels et financiers.

Comportement:

• Capacité d’adaptation ;
• Qualités relationnelles: sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience ;
• Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement ;
• Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions ;
• Confidentialité, discrétion importante ;
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Capacité à faire circuler l’information.

Degré d'autonomie:

• Réactif et disponible ;
• Autonomie ;
• Sens aigu de l’initiative.

Contraintes spécifiques du poste:

• Disponibilité liée à la flexibilité des horaires en cas de nécessité de service ;
• Congés annuels durant les périodes de fermeture de l’établissement ;
• Permis B recommandé.

Formations conseillées:

• Bureautique niveau expert ;
• Règlementation lié aux Établissements d'Accueils de Jeunes Enfants.

Présentation de Centres Communaux d'Action Sociale

Centres communaux d'Action Sociale