Assistante de direction auprès des élus h/f

Assistante de direction auprès des élus h/f, Essonne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Description de l'emploi

Au sein du Secrétariat des élus, l'assistante de direction assistera les élus du syndicat en matière d'organisation et de gestion d'agenda, d'information, d'accueil, de classement, de préparation et de suivi de dossiers, de réunions.

Missions / conditions d'exercice

• Organiser les activités professionnelles des élus, membres du Bureau Syndical : agenda, déplacements, etc.
• Constituer les dossiers des élus
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
• Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
• Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
• Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
• Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
• Gérer et actualiser une base d'information
• Classer et archiver les documents administratifs
• Renseigner des tableaux de suivi des réunions
• Diffuser en interne/externe les documents administratifs
• Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
• Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement des élus membres du Bureau Syndical
• Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter au Président

Ces missions seront exercées en étroite collaboration avec le secrétariat général.

Profils recherchés

Connaissances principales attendues :

• Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel) et téléphonie
• Qualité rédactionnelle
• Connaissance de l'organisation administrative

Compétences principales attendues :

• Organisation, réactivité, polyvalence
• Priorisation des tâches, esprit de synthèse
• Anticipation
• Capacité à alerter en cas de besoin - savoir rendre compte
• Rigueur et adaptabilité
• Capacité à gérer son stress et des pics d'activité

Compétences relationnelles :

• Disponibilité, diplomatie, écoute
• Discrétion, confidentialité
• Capacité à travailler en équipe
• Garantir l'image de la collectivité