Assistante de direction auprès de la DGS (h/f)

TN France; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'une direction générale, où vous serez l'assistant(e) de direction, contribuant à l'organisation quotidienne et au bon déroulement des activités administratives. Vous aurez la responsabilité de gérer l'agenda, d'organiser des réunions, et de rédiger des documents essentiels. Ce poste exige une maîtrise des outils bureautiques et une grande capacité d'organisation. Si vous êtes discret(e), diplomate et aimez travailler en équipe, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe dynamique et faites la différence dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistance administrative.
• Capacité à gérer un agenda et organiser des réunions.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et organiser les réunions.
• Rédiger et diffuser les ordres du jour des réunions.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique.

Connaissances

Maîtrise des logiciels Word

Maîtrise des logiciels Excel

Maîtrise des logiciels Outlook

Qualité rédactionnelle

Sens de l’organisation

Discrétion

Diplomatie

Description du poste

Assistante de direction auprès de la DGS (h/f), Essonne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) de direction accompagne la DGS dans l’organisation quotidienne de son travail. Elle contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance administrative en binôme avec l’autre assistante. L’assistant(e) aura en charge :

Missions / conditions d'exercice

1. Gérer l’agenda, planifier et organiser les réunions et rendez-vous
2. Préparer les dossiers selon les réunions du lendemain
3. Rédiger et diffuser les ordres du jour des réunions, les convocations et documents préparatoires aux réunions dans les délais de prévenance requis
4. Garantir la bonne organisation administrative des conseils municipaux et assurer le suivi des délibérations (mise en page de la note de synthèse, comptes rendus)
5. Télétransmettre des actes (délibérations, décisions, arrêtés) au service de légalité de la Préfecture
6. Préparer les dossiers nécessaires au bon déroulement des réunions
7. Assurer l’organisation logistique et matérielle des réunions et le cas échéant préparer les déplacements professionnels nécessaires
8. Rédiger ou formaliser des comptes rendus et assurer le suivi des réunions (transmission des comptes rendus et suivi des décisions)
9. Prendre des notes, rédiger des documents (notes, courriers, courriels) et mettre en forme tous supports écrits (courriers, supports de présentation)
10. Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des documents et dossiers
11. Assurer la gestion administrative et le traitement du courrier
12. Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG

Profils recherchés

Les compétences et qualités requises pour ce poste sont :

• Maîtrise des logiciels Word / Excel / Outlook
• Qualité rédactionnelle et orthographique, esprit de synthèse
• Sens de l’organisation et des priorités
• Discrétion, devoir de réserve, écoute, disponibilité
• Diplomatie et esprit d’équipe

Contraintes du poste : une présence de 8h30 à 19h est nécessaire sur ce poste, par roulement avec l’autre assistante.