Assistante de direction à l'IFSI - H/F

GROUPE HOSPITALIER PAUL GUIRAUD; Villejuif; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé recherche un(e) coordinateur(trice) administratif(ve) pour gérer divers aspects du secrétariat et du secteur pédagogique. Le candidat idéal doit être organisé, dynamique, et capable de travailler en équipe, tout en faisant preuve de rigueur et de discrétion. Les responsabilités incluent la gestion de l'agenda, l'accueil des étudiants et le suivi des budgets, parmi d'autres missions administratives cruciales.

Qualifications

• Capacité à gérer un agenda et à organiser des événements.
• Compétences en rédaction de documents et rapport.
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la directrice et suivre le budget de l'institut.
• Organiser l'accueil des étudiants et le traitement des communications.
• Assurer des missions liées au secrétariat et à la pédagogie.

Connaissances

Organisation

Dynamisme

Sens des responsabilités

Rigueur

Discrétion professionnelle

Sens de la relation

Patience

Description du poste

Description

Missions principales du poste

· Gestion de l’agenda de la directrice

· Participation au suivi du budget C de l’institut en lien avec la Direction des finances (DAF) et le Conseil Régional d’Ile de France (CRIF)

· Suivi du financement et des dépenses des subventions d’Appel A Projet

· Mise à jour des effectifs des étudiants et élèves demandeurs d’emploi sur KAIROS (France Travail),

· Création des sessions de formations infirmière et aide-soignant sur DOKELIO

· Suivi et soutien des apprenants boursiers

· Participer aux saisies des statistiques et enquêtes (CEREQ, DREES…)

· Organisation des archives avec l’archiviste de l’établissement

Mission globale

Recueillir et traiter une partie des informations nécessaires au fonctionnement de l’institut, au niveau du secrétariat de direction et du secteur pédagogique sur certaines missions. Les missions ci-dessous font parties d’une expérimentation et pourront être repensées.

Exemples de missions (liste non exhaustives)

Polyvalence des activités indispensables à la continuité du service

· Accueil téléphonique et physique des étudiants/élèves et des visiteurs

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

· Traitement du courrier, dossiers et documents

· Participation à la démarche qualité = certification Qualiopi

· Publication de documents ou d’informations administratives à destination des apprenants

· Classement et archivage

Participation à la mise à jour du site Internet de l’école avec l’aide de la documentaliste

Utilisation de Formeis (application métier) pour orienter les apprenants ; cela demande des :

· Liens avec les assistantes gérant les promotions ESI ou EAS

· Liens avec l’assistante gérant les stages et la coordinatrice des stages

Activités ponctuelles

· Participation à la préparation de la / des journée(s) portes ouvertes de l’institut

· Participation à l’organisation des Instances

o Rédaction des procès-verbaux des lnstances Compétentes pour les Orientations Générales de l’Institut (2 par an)

· Participation à la construction et mise à jour de procédures (dans son domaine d’activité)

· Gestion des commandes internes (CPAGE en dépannage) et externes Lyreco et autres fournisseurs au marché si besoin

Profil recherché

Savoir-être

• Organisée


• dynamique


• sens des responsabilités


• rigueur


• discrétion professionnelle et maîtrise de soi


• sens de la relation et du collectif


• disponible


• patiente

Compétences souhaitées :

Adaptation et optimisation du planning de travail.

Définir et adapter un plan de classement et d’archivage accessible

Rédiger et mettre en forme des notes et documents et ou rapports

Gérer des priorités et des délais

Travailler en équipe et en réseau.