Assistante de direction

cdg69; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche une assistante de direction pour soutenir la Directrice Générale des Services. Vous serez en charge de la gestion d'agenda, de l'organisation de réunions et de la gestion des archives. Le poste requiert un Baccalauréat ou équivalent et une expérience pertinente. La personne idéale aura de bonnes compétences en communication, dans la gestion des priorités et la maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience en direction ou similaire souhaitée.
• Connaissance de l'environnement institutionnel requise.
• Maîtrise d'Excel et Word indispensable.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la Directrice Générale des Services.
• Organiser des réunions et des convocations.
• Assurer le suivi des Délibérations et publier des actes.

Connaissances

Gestion des priorités

Rigueur

Communication écrite

Expression orale

Formation

Baccalauréat ou expérience équivalente

Outils

Excel

Word

Messagerie électronique

Description du poste

Assistante de Direction, Alpes-de-Haute-Provence

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. La durée du contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à un maximum de six ans. Il est également possible de recruter une personne non lauréate d'un concours de la fonction publique, notamment pour le grade d'entrée de catégorie C, permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Rémunération : Selon grille indiciaire

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et de la Chef de Service de l'Administration Générale, les missions de la direction sont :

Assistance de la Directrice Générale des Services :

• Gérer l'agenda de la DGS : organiser rendez-vous et réunions (dont réunion des CODIR)
• Programmer des réunions en visio-conférence
• Mettre en forme divers courriers, notes de services, notes internes et rapports
• Gérer le courrier de la DGS et du Secrétariat Général : filtrer, orienter, constituer des listes de publipostages
• Gérer les dossiers : constitution, classement, archivage, préparation pour réunions
• Réserver la salle de réunion du premier étage

Gestion des Assemblées, Bureaux, Conférences des Maires :

• Organiser réunions : salle, convocations, dossiers, comptes-rendus
• Suivi des Commissions : envoi convocations et comptes-rendus
• Saisir et suivre les Délibérations
• Publier actes sur le site Internet

Assistance à la gestion des archives :

• Assister dans le tri, l'élimination des archives

Profils recherchés

Titulaire du Baccalauréat ou expérience équivalente. Une expérience en direction ou similaire est souhaitée.

Savoirs :

• Connaissance de l'environnement institutionnel
• Procédures administratives
• Gestion des archives

Savoir-faire :

• Maîtrise d'Excel, Word, Internet
• Bonne connaissance de la messagerie électronique
• Expression orale et écrite
• Techniques de secrétariat
• Tableaux de bord, planification, suivi
• Standard téléphonique
• Annuaire de la Collectivité et partenaires

Savoir-être :

• Sens de l'organisation, gestion des priorités
• Sens relationnel
• Rigueur, disponibilité, adaptabilité
• Respect de la confidentialité