assistante de direction

cdg69; Occitanie; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public en Occitanie recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la Directrice Générale Déléguée. Les missions incluent la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et la rédaction de documents, nécessitant une bonne connaissance des outils bureautiques et un sens de l'organisation. Ce poste offre une opportunité de travail à temps complet dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience souhaitée confirmée dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques.
• Bonnes connaissances des administrations publiques.

Responsabilités

• Assister la Directrice Générale Déléguée.
• Gérer l'agenda et organiser des réunions.
• Rédiger des comptes rendus et gérer le courrier.

Connaissances

Rédaction

Relationnel

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

CIRIL

Post-Office

Web Delib

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s) : Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Oui

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Au sein de la DGD Culture, Patrimoine, Sport, Education et Epanouissement Citoyen, l’assistant(e) aura pour mission d’assister la Directrice Générale Déléguée.

Missions / conditions d'exercice

• ASSISTANAT ADMINISTRATIF
• Gestion de l’agenda du DGD
• Mise en forme de notes et de présentations
• Préparation des dossiers pour les réunions
• Gérer le courrier arrivé (enregistrement, diffusion et suivi) et le courrier au départ (contrôle de la forme, suivi)
• Contrôle et suivi des documents entrants et sortants (parapheurs…)
• Assurer et filtrer l’accueil téléphonique
• Rédiger et saisir des comptes rendus et des courriers
• Organiser des réunions (réservation de salles, envoi des invitations)
• Gestion des commandes de fournitures administratives

Profils recherchés

Connaissances - Savoir

• Bonnes connaissances de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance de l’application CIRIL et Post-Office
• Connaissance de l’application Web Delib
• Bonne connaissance des règles d’orthographe et de syntaxe de la langue française
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance de l’environnement institutionnel de la collectivité

Qualités - Aptitudes

• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Qualités d’accueil, sens de l’écoute
• Organisation, rigueur, méthode, synthèse
• Polyvalence, anticipation, esprit d’équipe
• Loyauté et grande discrétion

Autres / Informations complémentaires

• Travail à temps complet
• Permis