Assistante de direction

TN France; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'une direction dynamique, où vous serez en charge des activités administratives et comptables. Vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement stimulant, en assurant la gestion des budgets, la rédaction d'actes administratifs et le suivi de projets. Ce poste requiert une forte capacité d'organisation et de communication, et vous permettra de contribuer significativement à la gestion des affaires publiques. Si vous êtes autonome, adaptable et avez une expérience dans le secteur public, ce rôle est fait pour vous.

Qualifications

• Expérience sur des fonctions de direction ou en collectivité territoriale.
• Maîtrise de la rédaction d'actes administratifs et des logiciels bureautiques.

Responsabilités

• Assurer les activités administratives et comptables de la direction.
• Gérer le budget de la direction et suivre les dépenses.
• Rédiger des actes administratifs et gérer les courriers.

Connaissances

Rédaction d'actes administratifs

Utilisation de logiciels bureautiques

Gestion de budget

Communication écrite et orale

Suivi de projets

Formation

Expérience en collectivité territoriale

Connaissance des procédures administratives

Outils

Word

Excel

Outlook

Elise

CIRIL

CIVIL

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Métier(s) :

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction communication, vous assurez les activités administratives et comptables inhérentes à la direction.

Missions / conditions d'exercice

• Vous réalisez l’accueil physique et téléphonique de la Direction.
• Vous rédigez, mettez en forme, les actes administratifs, comptes rendus de réunions, notes, conventions, courriers, mails, tableaux d’activités, présentation, ...
• Vous effectuez la gestion et le suivi des courriers de la direction, parapheurs, notes, dossiers.
• Vous suivez la constitution des dossiers pour le conseil municipal et les commissions, suivez les signatures et diffusions des décisions et/ou des conventions liées aux délibérations.
• Vous gérez les supports et tableaux de suivis d’activités de la direction.
• Vous gérez le budget de la direction, suivi des dépenses, réalisation des bons de commande des pré-mandatements, des engagements, des transferts de crédits, des états de solde, ...
• Vous participez à la gestion des marchés publics ; suivi des consultations, complétudes des dossiers, interface avec le service de la commande publique, enregistrement sur le logiciel, suivi des dépenses, et états d’acompte, communication avec les entreprises et sous-traitants.
• Vous suivez le planning d’affichage (ville et associatif), vous suivez la gestion des goodies.
• Vous participez aux projets de la direction selon les nécessités.

Profils recherchés

• Vous possédez une expérience sur des fonctions de direction et/ou en collectivité territoriale.
• Vous connaissez l’environnement professionnel de la fonction publique, les procédures administratives, la réglementation dans le domaine des finances et de la commande publique.
• Vous maîtrisez la rédaction des actes administratifs et leur mise en forme.
• Vous maîtrisez les logiciels bureautiques, Word, Excel, Outlook, et vous êtes capable d’appréhender les logiciels métiers Elise, CIRIL, CIVIL.
• Vous savez créer et suivre des outils de suivi et d’analyse (tableau de bord, planification, statistiques, ...).
• Vous savez communiquer à l’écrit et à l’oral. Vous faites preuve de synthèse, de discrétion et vous disposez de qualités relationnelles.
• Vous savez utiliser les outils et techniques de communication adaptées à la situation, ajuster les modalités de transmission de l’information aux besoins (analyser et filtrer).
• Organisé(e), autonome, vous savez contrôler votre travail et rendre compte, vous gérez les priorités en fonction des impératifs et des demandes.
• Vous êtes disponible et faites preuve d’adaptabilité.