Assistante de direction

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La ville de Pontault-Combault recherche un adjoint administratif. Vous serez en charge de l'accompagnement logistique des services, de l'élaboration des actes officiels et du suivi administratif de la Direction de l'Enfance et de la Jeunesse. Ce poste nécessite un diplôme niveau 4 et trois ans d'expérience, avec de solides compétences en gestion administrative et en outils bureautiques.

Qualifications

• Diplômé niveau 4 avec 3 ans d'expérience professionnelle minimum.
• Une expérience dans le secteur public ou privé serait un avantage.
• Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook exigée.

Responsabilités

• Gérer le suivi administratif de la Direction.
• Élaborer des actes officiels et assurer leur suivi.
• Planifier des réunions, gérer les agendas et l'accueil téléphonique.

Connaissances

Maîtrise des logiciels Word

Maîtrise des logiciels Excel

Maîtrise des logiciels Outlook

Qualités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Organisation

Confidentialité

Autonomie

Proactivité

Formation

Diplôme de niveau 4 (BAC ou équivalent)

Outils

CIRIL finances

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La ville de Pontault-Combault, commune de habitants aux portes du Grand Paris, allie proximité de la capitale, accessibilité via le RER E et l'autoroute A4, et un cadre de vie préservé.

La Direction de l'Enfance, de la Jeunesse, de l'Éducation et des Familles regroupe 4 services et plus de 450 collaborateurs. Missions / conditions d'exercice Au sein de la Direction de l'Enfance, de la Jeunesse, de l'Éducation et des Familles, l'agent assiste la Directrice, afin d'optimiser sa gestion de l'activité, dans ses missions, ses correspondances, son planning, etc. Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (suivie CAF, PAI, réunions travaux,...) ou d'évènements spécifiques.
Dans ce cadre-là, les missions confiées sont les suivantes :

Gérer le suivi administratif de la Direction
- Assurer l'accompagnement administratif et logistique des services de la Directrice
- Élaborer les actes officiels (décisions, délibérations, conventions,...) pour l'ensemble des services et en assurer le suivi
- Contribution au bilan d'activité de la direction, élaboration d'indicateurs, centralisation de données.
- Gestion et pilotage de l'e-courrier et des demandes des administrés (GRC)
- Gestion des agenda et accueil téléphonique.
- Planification de réunions, réservation de salle

Réunion de travaux en transversalité avec la DST
- Préparation, convocation et compte-rendu des réunions
- Suivi des décisions prises
- Centralisation des questions relatives aux travaux

Gérer le suivi CAF
- Gestion et suivi des conventions CAF et différents partenaires
- Centralisation des données CAF de la Direction.

Assurer la gestion des Projets d'accueils individualisés
- Gestion administrative des PAI
- Gestion administrative des commissions familles. Profils recherchés Titulaire d'un diplôme de niveau 4 (BAC ou équivalent) dans le domaine de la gestion administrative, vous justifiez d'une expérience professionnelle réussie et confirmée (3 ans minimum) sur un poste similaire, dans le secteur public ou privé.

Vous maîtrisez parfaitement les logiciels Word, Excel, et Outlook (messagerie et agenda). Une connaissance de CIRIL finances et de l'organisation d'une collectivité serait appréciée.

Vous disposez de qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe) et relationnelles avérées.

Très organisé(e), soucieux(se) du respect de la confidentialité, vous serez également particulièrement attendu(e) sur votre capacité à être rapidement autonome et proactif(ve).