Assistante de Direction

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous son autorité, vous accompagnez le Directeur des Collèges, la Directrice adjointe des Collèges et l’équipe des responsables de pôle et service de la Direction des Collèges dans :

• la gestion de l’emploi du temps, la programmation des réunions et la préparation des dossiers,
• la prise en charge du fonctionnement administratif de la Direction des Collèges (courrier, parapheurs, notes, fiches techniques, saisines …) dont vous assurez le suivi et contrôlez la qualité.
• le suivi des dossiers et demandes du Cabinet du Président, de la Vice-Présidente et de la Direction Générale des Services,
• le suivi du processus délibératif (Airdélib)

Véritable interface entre les pôles et / ou services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.

Vous animez le secrétariat de la Direction en travaillant en équipe et en assurant la continuité du service avec les deux autres assistantes de la Direction des Collèges.

Vous êtes force de proposition pour développer des outils de suivi et de communication partagés concernant les nouveaux process et pratiques professionnelles de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Sous son autorité, vous accompagnez le Directeur des Collèges, la Directrice adjointe des Collèges et l’équipe des responsables de pôle et service de la Direction des Collèges dans :

• la gestion de l’emploi du temps, la programmation des réunions et la préparation des dossiers,
• la prise en charge du fonctionnement administratif de la Direction des Collèges (courrier, parapheurs, notes, fiches techniques, saisines …) dont vous assurez le suivi et contrôlez la qualité.
• le suivi des dossiers et demandes du Cabinet du Président, de la Vice-Présidente et de la Direction Générale des Services,
• le suivi du processus délibératif (Airdélib)

Véritable interface entre les pôles et / ou services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.

Vous animez le secrétariat de la Direction en travaillant en équipe et en assurant la continuité du service avec les deux autres assistantes de la Direction des Collèges.

Vous êtes force de proposition pour développer des outils de suivi et de communication partagés concernant les nouveaux process et pratiques professionnelles de la Direction.

Conditions et Avantages

• Salaire annuel net composé d'un Complément Indemnitaire Annuel et d'une prime annuelle ;
• Aménagement des temps de travail, RTT, CET ;
• Titre repas ou restaurant collectif (situé au Siège) ;
• Complémentaire Santé & Prévoyance (facultative) ;
• Prestations Sociales (CESU, chèques vacances, ...) et Comité d'Œuvres Sociales.

Profils recherchés

• Doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle avec un esprit de synthèse ;
• Organisé(e), autonome avec le sens de la discrétion ;
• Polyvalent(e) dans la réalisation de diverses tâches simultanées ;
• A l'aise avec les outils de secrétariat et les logiciels de bureautique ;

Reconnu(e) pour votre esprit d’équipe et votre capacité à coopérer.