ASSISTANTE DE DIRECTION

cdg69; Grand Est; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Au sein de la direction des services d’incendie et de secours, un poste d'assistant(e) de direction est à pourvoir. Le candidat devra apporter un soutien administratif pour le directeur, notamment en organisant les réunions et en gérant la communication avec diverses parties prenantes. Ce rôle exige des compétences élevées en secrétariat, rédaction et les outils informatiques.

Qualifications

• Compétences en secrétariat et communication.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissances en organisation des services publiques.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du DDSIS et du DDA.
• Organiser la vie professionnelle du DDSIS et du DDA.
• Coordonner les activités du secrétariat général.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Rédaction de documents

Règles d’expression orale et écrite

Outils bureautiques

Organisation administrative

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction, l’assistant(e) de direction, accompagné(e) d’une collaboratrice, devra notamment apporter une aide permanente au directeur départemental des services d’incendie et de secours et au directeur départemental adjoint en matière d’organisation de la vie professionnelle, de communication, d’accueil téléphonique et physique au secrétariat, d’organisation et de planification de réunions, de réalisation et de mise en forme des travaux de bureautique et de suivi des projets et activités de la direction.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer le secrétariat du DDSIS et du DDA ;
• Organisation de la vie professionnelle du DDSIS et du DDA ;
• Assurer le relais d’information entre la hiérarchie et les autorités extérieures et autres collectivités ;
• Assurer le lien étroit avec les groupements et compagnies ;
• Assurer le relais d’information entre la hiérarchie et le personnel du SDIS ;
• Coordonner les activités dans le cadre du secrétariat général ;
• Participer à la préparation collective et au suivi des travaux des assemblées et instances ;
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
• Organisation et planification des réunions ;
• Suivi des projets et activités de la direction.

Profils recherchés

Agent disposant des compétences et connaissances suivantes :

• Les techniques de secrétariat ;
• Les règles d’expression orale et écrite de qualité ;
• Règle d’orthographe, syntaxe et grammaire ;
• Principes rédactionnels ;
• Rédiger un document et le mettre en forme ;
• Les outils bureautiques – informatiques ;
• Mettre en place et gérer un classement ;
• Les circuits et procédures administratives ;
• L’organisation administrative, territoriale et opérationnelle des services d’incendie et de secours ;
• L’organisation et les missions des services du SDIS ;
• La composition et les missions des instances électives du SDIS ;
• Les interlocuteurs officiels de la hiérarchie ;
• Déceler et hiérarchiser les urgences et les priorités ;
• Savoir remonter et diffuser une information de façon complète et fiable ;
• Assurer la cohérence de l’ensemble des documents produits par les services ;
• Tableaux de bord et outils de planification ;
• Le fonctionnement des outils internes de communication (internet/intranet) ;
• Entretenir et développer les connaissances acquises.