Assistante / Assistant de missions

Dares; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique recherche un(e) assistant(e) de direction pour organiser et faciliter le fonctionnement quotidien de plusieurs missions. Le poste implique la gestion des agendas, l'organisation d'événements, et le suivi administratif, nécessitant de solides compétences organisationnelles et une bonne gestion des priorités.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
• Compétences en communication écrite et orale.
• Expérience dans l'organisation d'événements.

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser les réunions.
• Assurer le suivi administratif des événements.
• Mettre à jour les documents sur internet/intranet.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Communication

Description du poste

Vous prendrez en charge les actions permettant une organisation transverse efficace et facilitant le fonctionnement quotidien des trois missions rattachées à la direction de la Dares :

1. Animation de la recherche : en particulier pour la revue Travail et Emploi.
2. Analyse économique.
3. Diffusion statistique, publications et communication.

Gérer les agendas, assurer la planification et l'organisation des réunions.

Suivre les ordres de mission pour les déplacements.

Assurer et suivre les commandes et les stocks des différentes entités.

Organiser l'archivage des documents et assurer un suivi des changements.

Mettre à jour des documents sur internet / intranet.

Travailler en liaison avec les autres assistantes de direction et pouvoir assurer leur remplacement ponctuel le cas échéant.

2. Événementiel (séminaires, colloques)

Informer sur les séminaires / conférences / colloques organisés par la direction (envoi des mails d'invitation, etc.).

Suivre les inscriptions aux événements externes.

Appuyer l'organisation et la logistique lors des événements externes (préparer les salles, accompagner les participants, etc.).

Mettre à jour les fichiers de diffusion des invitations aux événements.

3. Revue Travail et Emploi (sous la responsabilité de la cheffe de la mission MAR et de la secrétaire de rédaction)

Organiser et assurer le suivi administratif et comptable des prestations externes (maquettage, impression, traductions) : demande et contrôle de devis, préparation des bons de commande, suivi des services réalisés, etc.

Assurer la diffusion de la revue au format papier : alimentation du tableau de diffusion, édition des étiquettes, mise sous pli, etc. ; gestion du fichier des abonnés et traitement des réclamations.

Gérer le stock d'exemplaires de la revue : comptage, garantie des conditions de conservation, etc.

Comme tout agent du service statistique public, le secret statistique s'applique quotidiennement.

Le travail pour plusieurs entités implique un bon sens de l'organisation et une capacité de gestion des priorités.

Frequents contacts avec des partenaires extérieurs à l'administration : prestataires, équipes de recherche.

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :

• Formation au parapheur électronique
• Possible formation au logiciel d’édition électronique (Lodel)