Assistante/Assistant de gestion des marchés

Département du Puy-de-Dôme; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme recrute un Assistant administratif et technique qualifié pour rejoindre le Service des Marchés à Clermont-Ferrand. Vous garantissez la sécurité juridique des procédures et assurez l'instruction et la notification des marchés, y compris les actes modificatifs et les marchés non soumis à la CAO.

Vous apportez un soutien administratif, gérez les outils dédiés et assurez le secrétariat du service, avec un objectif de qualité, discrétion et respect des délais,

Qualifications

• Réglementation des marchés publics
• Règles budgétaires et comptables des marchés publics
• Logiciels des marchés publics
• Logiciel de traitement de texte (Word)
• Logiciel tableur (Excel)
• Techniques de secrétariat
• Techniques et outils de gestion de l'activité

Responsabilités

• Elaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
• Expliquer les modalités de passation et de contrôle des marchés publics
• Evaluer les risques juridiques liés aux marchés
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Analyser et traiter la demande d'un service
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
• Préparer des mandatement et réaliser des engagements
• Gérer l archivage et le secrétariat du service

Connaissances

Réglementation des marchés publics

Règles budgétaires et comptables

Connaissance des marchés publics

Techniques de secrétariat

Organisation et gestion des priorités

Capacités rédactionnelles

Discrétion et confidentialité

Outils

Word

Excel

Description du poste

À propos de nous

Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme s'inscrit dans une logique de proximité et une volonté de solidarité, portée par ses agents territoriaux et ses élus. Exerçant plusieurs compétences sur l'ensemble du Puy-de-Dôme, le Conseil départemental propose des emplois variés et épanouissants.

N'hésitez pas à nous rejoindre pour révéler vos talents ! La commande publique départementale représentait en 2025 116 millions d'euros avec plus de 300 marchés notifiés. Sous l'autorité de la Responsable du Service des Marchés, l'assistant(e) de gestion des Marchés garantit la sécurité juridique des procédures de passation et assure la notification des marchés non soumis à la commission d'appel d'offres (CAO) et l'instruction de l'ensemble des actes modificatifs et actes de sous-traitance intervenant en cours d'exécution des marchés, quel que soit leur montant. L'assistant(e) intervient également en appui pour la mise en place et le suivi des procédures de marchés en garantissant le respect de la réglementation en vigueur et des procédures internes.

Mission

1 - Garantir la sécurité juridique des procédures de passation et des actes modificatifs

• Vérifier la conformité réglementaire des procédures
• Vérifier le respect des seuils réglementaires et internes de la commande publique
• Apporter une assistance réglementaire aux services de la collectivité
• S'assurer que toutes les informations relatives aux marchés soient diffusées conformément aux dispositions réglementaires afin de limiter les risques de recours (notamment à l'occasion de demandes d'information)
• Vérifier les certificats administratifs des titulaires et sous-traitants, alerter en cas de radiation d'un prestataire (logiciel Aprovall)

2 - Assurer le suivi des procédures et la gestion des marchés non soumis à la CAO

• Assurer l'instruction et la notification, après vérification administrative et réglementaire, des marchés non soumis à la CAO: vérifier la compatibilité et la cohérence entre elles des pièces de marchés et de tous les actes modificatifs (actes de sous-traitance, modifications, certificats de cessibilité), relire et vérifier les rapports d'analyse des offres (RAO)
• Assurer l'instruction et la notification, après vérification administrative et réglementaire, de tout acte modificatif intervenant en cours d'exécution
• Assurer l'information des candidats non retenus, la diffusion des marchés notifiés et la transmission aux organes de contrôle (logiciel FAST)
• Compléter le registre des marchés et notamment les données relatives aux indicateurs du Schéma des Achats Responsables (SAR)

3 - Utiliser et gérer les outils dédiés : MARCO WEB, AWS, Aprovall, la GED Effalia, i-parapaheur, etc.

4 - Réaliser et suivre des opérations comptables

• Procéder au mandatement et à la liquidation de l'ensemble des factures du service (Logiciel Demabox)
• Le cas échéant, de manière ponctuelle, pour les marchés de + 90.000 euros HT en charge, engager chaque budget publicitaire nécessaire à la mise en oeuvre d'une consultation (Logiciel Astre)

5 - Assurer l'archivage des marchés clôturés, en lien avec les archives départementales

6 - En suppléance, recenser les marchés gérés par le service

• Préparer la liste des marchés et des modifications avant chaque session
• Etablir annuellement les tableaux statistiques notamment pour le rapport d'activité

7 - En renfort et de manière ponctuelle pour les marchés de + 90.000 euros HT

• Assurer le suivi des procédures de passation des marchés et apporter une assistance réglementaire aux services de la collectivité
• Participer aux étapes de consultation (publication, publicité, préparation et participation à la Commission d'ouverture des plis, préparation des procès-verbaux de commission d'appel d'offres, vérification administrative des titulaires potentiels, information des candidats non retenus, notification, diffusion des marchés, transmission aux organes de contrôle, etc.)

8 - En suppléance, assurer le secrétariat du service

• Organiser les réunions de la Commission d'appel d'offres: convoquer les membres, établir les ordres du jour, s'assurer du quorum, rédiger les compte rendus, etc.
• Enregistrer et diffuser le courrier
• Gérer les rendez-vous et communications téléphoniques de la Responsable de service et du service des marchés

Profil

1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES

• Réglementation des marchés publics
• Règles budgétaires et comptables des marchés publics
• Logiciels des marchés publics
• Logiciel de traitement de texte (Word)
• Logiciel tableur (Excel)
• Techniques de secrétariat
• Techniques et outils de gestion de l'activité

2 - COMPETENCES TECHNIQUES

• Elaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
• Expliquer les modalités de passation et de contrôle des marchés publics
• Evaluer les risques juridiques liés aux marchés
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Analyser et traiter la demande d'un service
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
• Préparer des mandatements et réaliser des engagements
• Avoir des capacités rédactionnelles
• Respecter la confidentialité
• Respecter les délais et les échéances

3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES

• Discrétion
• Organisation et gestion des priorités
• Rigueur
• Aptitude au travail en équipe
• Aptitude à communiquer

Informations Complémentaires

Poste ouvert au cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux.

Fonction RIFSEEP : Assistant administratif et technique qualifié ou spécialisé (maintien)

Informations salariales : traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, protection sociale obligatoire avec participation de la collectivité à hauteur de 50%.

COS

La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. A ce titre, le Puy-de-Dôme est le 1er Département à obtenir le Label Egalité Professionnelle, en encourageant et valorisant l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.

Les entretiens de recrutement se dérouleront le lundi 19 octobre 2026, à l’Hôtel du Département 24 rue Saint-Esprit 63000 CLERMONT-FERRAND

Référence de l'offre : ltjb3nbgf9