Assistante / Assistant de direction - IRA de NANTES H / F

L'assistant.e de direction est un agent du secrétariat général de l'IRA, fonctionnellement rattaché à la directrice de l'IRA.

Il ou elle apporte un appui administratif à la directrice, mais également à l'ensemble des directions et pôles de l'IRA.

Il ou elle assure notamment les missions suivantes :

Appui administratif à la directrice :

• assurer l'accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
• gérer l'agenda de la directrice et la messagerie de la boîte fonctionnelle de la direction
• assurer l'organisation des déplacements de la directrice et des réunions qu'elle pilote
• organiser les séances du conseil d'administration, en lien avec le secrétaire général
• Recueillir, compiler et consolider des informations internes ou externes à l'IRA sous forme de supports écrits (courriers, notes de service, tableaux, PTT …)

Appui transverse aux autres services et pôles de l'IRA :

• Contribuer à la gestion et l'organisation du concours (recevabilité des dossiers, accueil dans les locaux, etc.) en appui de la direction de la formation initiale
• Organiser les élections des représentants des élèves attachés aux différentes instances
• Gérer le fichier des contacts de l'IRA (partenaires, intervenants, etc.)
• Réorganiser l’arborescence informatique de l'IRA
• Apporter son concours, en tant que de besoin, à l'activité des directions et pôles

Ces missions pourraient être reprécisées dans le cadre de la réorganisation en cours.

Conditions d'exercice particulières :

Poste à temps incomplet (50%)

Description du profil recherché :

Agent.e expérimenté.e en matière de gestion administrative.

Agent.e ayant une connaissance de l'environnement administratif.

Une expérience en tant qu'assistant.e de direction serait appréciée.

Agent ayant le sens du relationnel et le goût du travail en équipe.

Compétences candidat :

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité :

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Niveau d'expérience min. requis :

Confirmé