Assistante / Assistant administratif et commercial

SmartRecruiters, Inc.; Échirolles; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

RTT

Congés

Temps partiel choisi

Résumé du poste

Artelia recherche un(e) Assistant administratif et commercial pour l’agence Auvergne Rhône Alpes, basé à Échirolles (38). CDI, soutien administratif, suivi des marchés et coordination avec les équipes techniques.

Vous traitez les dossiers administratifs, la facturation et le reporting tout en assurant l’interface avec clients et partenaires. Télétravail possible 2 jours/semaine, RTT et congés variés.

Qualifications

• Expérience significative en appels d’offre publics.
• Maîtrise des outils du Pack Office notamment Excel.
• Bonne compréhension des processus administratifs, contractuels et financiers.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser.

Responsabilités

• Assurer le support administratif et organisationnel quotidien de l’équipe : commande et suivi du matériel, accueil des nouveaux collaborateurs.
• Contribuer aux réponses aux appels d’offres publics et au suivi commercial : veille, montage des dossiers, mise à jour des outils internes.
• Participer à la gestion administrative et financière des projets : facturation, suivi des marchés et sous-traitants, reporting.
• Gérer et fiabiliser les bases de données internes : références projets, CV, tableaux de bord, outils métiers.
• Contribuer aux démarches qualité, conformité et certifications : suivi des indicateurs, audits, documents administratifsréglementaires.
• Assurer l’interface avec les clients, partenaires et fournisseurs : suivi administratif, documents contractuels.
• Apporter un appui opérationnel aux équipes techniques : démarches administratives, suivi de données, reporting projets.

Connaissances

Expérience appels d’offre publics

Pack Office (Excel)

Processus administratifs et financiers

Gestion multi-sujet et priorisation

Formation

Bac+2/3 minimum

Expérience confirmée 5+ ans

Outils

Excel

Description du poste

Assistante / Assistant administratif et commercial

• Type de contrat: Contrat à durée indéterminée

Qui sommes-nous?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau,de l’énergie,de l’environnement, de l’industrie etde la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 11 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.

Contexte :
L'agence Auvergne Rhône Alpes de la division Eau et Aménagement des Territoires compte environ 70 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires d’environ 10 M€. Elle intervient dans les domaines suivants :

• Études amont en hydraulique et environnement
• Maîtrise d’œuvre en hydraulique urbaine (réseaux humides, STEP, bassins…)
• Maîtrise d’œuvre en hydraulique fluviale
• Maîtrise d’œuvre en infrastructure et aménagement (espaces publics, ZAC, routes, TCSP…)

Rattachement :
Vous serez rattaché au responsable d'agenceet travaillerez en étroite collaboration avec les autres assistantes de l'agence.

Au cœur du fonctionnement de l’équipe, vous assurez un rôle transverse clé en soutien aux activités commerciales et aux projets :

• Assurer le support administratif et organisationnel quotidien de l’équipe : commande et suivi du matériel, accueil des nouveaux collaborateurs
• Contribuer aux réponses aux appels d’offres publics et au suivi commercial : veille, montage des dossiers, mise à jour des outils internes
• Participer à la gestion administrative et financière des projets : gestion administrative des marchés de travaux bons de commande, facturation, suivi des sous-traitants, reporting
• Gérer et fiabiliser les bases de données internes : références projets, CV, tableaux de bord, outils métiers
• Contribuer aux démarches qualité, conformité et certifications : suivi des indicateurs, préparation d’audits, documents administratifsréglementaires
• Assurer l’interface avec les clients, partenaires et fournisseurs : suivi administratif, documents contractuels
• Apporter un appui opérationnel aux équipes techniques : démarches administratives, suivi de données, reporting projets

Pour réaliser ces missions, vous pouvez compter sur les compétences de votre équipe ainsi que sur le réseau des services administratifs d'Artelia.

Vous travaillerez au quotidien avec les 4 assistantes de l'agence (3 basées à Lyon, 1 à Echirolles).

Le poste est à pourvoir en CDI, et est basé à Echirolles (38).

Vous êtes issu d’une formation Bac+2/3 minimum et justifiez d’une expérience confirmée d'au moins 5 ans, sur un poste d’assistanat polyvalent, idéalement en environnement technique ou ingénierie.

Compétences techniques requises :

• Expérience significative en appels d’offre publics
• Maîtrise des outils du Pack Office notamment Excel
• Bonne compréhension des processus administratifs, contractuels et financiers
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser

Qualités attendues :

• Organisation, rigueur et fiabilité
• Polyvalence et autonomie
• Excellent relationnel et sens du service
• Capacité d’adaptation dans un environnement multisite et multi-interlocuteurs
• Réactivité et aptitude à gérer les priorités et les urgences

Atouts complémentaires :

• Expérience en environnement projets techniques
• Aisance avec les outils de gestion de données et bases internes

Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d’équipe, une capacité d’adaptation et un sens du partage seront vos atouts pour réussir.

Travailler sur les projets d'Artelia vous permet d’enrichir et développer continuellement vos compétences.

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité &inclusion, protection socialeet couverture mutuelle de qualité, un engagementvia la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement,actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de voschallenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

• Echange téléphonique RH
• Entretien avec unmanageropérationnel + assistante ave réalisation d’un exercice sous excel pour s’assurer de la maitrise de l’outil
• Entretien avecun recruteur

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