Assistante administrative - LONGWY

Communes; Grand Est; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les services culturels et sociaux. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda, de l'organisation de réunions, et du suivi administratif. Ce poste demande une connaissance des collectivités et de bonnes compétences bureautiques. La candidature est ouverte sans concours pour certains grades, et le poste est vacant à partir du 06/09/2025.

Qualifications

• Connaissance des outils de GED appréciée.
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Assistance au fonctionnement du Responsable.
• Suivi administratif transversal des services.
• Support aux services rattachés au responsable.
• Gestion documentaire.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Connaissance des procédures administratives

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

Rédaction claire et synthétique

Sens de l'organisation

Esprit d'équipe

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non renseigné

La Ville de Longwy, employant 270 agents, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour les services culture / animation / santé & cohésion sociale / médiation / vie associative / jeunesse.

Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous facilitez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l'information entre les services.

Activités principales
1. Assistance au fonctionnement du Responsable
o Gestion de l'agenda du responsable et prise de rendez-vous
o Organisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
o Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
o Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique des interlocuteurs
2. Suivi administratif transversal des services
o Centralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable
o Suivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux
o Mise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
o Coordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3. Support aux services rattachés au responsable
o Aide ponctuelle à la préparation d'événements, réunions de service, commissions
o Consolidation de bilans d'activités et de rapports transmis par les chefs de service
o Interface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
o Lien et soutien avec l'assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4. Gestion documentaire
o Classement et archivage (physique et numérique)
o Application des règles de confidentialité et d'archivage de la collectivité

Profil recherché

Compétences requises
Savoirs
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des procédures administratives et des circuits de décision internes
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
* Connaissance des outils de GED (gestion électronique des documents) appréciée
Savoir-faire
* Rédaction claire et synthétique
* Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
* Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Source de proposition d'organisation et de fonctionnement
* Une veille administrative permanente auprès du responsable
Savoir-être
* Rigueur, autonomie, réactivité
* Esprit d'équipe, sens du service public
* Bon relationnel, diplomatie, adaptabilité
________________________________________
Contraintes particulières du poste
* Travail en transversalité avec plusieurs interlocuteurs internes et externes
* Pic d'activité en période de préparation budgétaire, événements ou échéances administratives

Envoyez lettre de motivation + CV

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 06/09/2025

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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