Assistante administrative (h/f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité recherche un adjoint administratif pour assister le chef de service et gérer divers aspects administratifs. Le candidat idéal devra maîtriser les logiciels bureautiques et faire preuve d'organisation et de discrétion. Ce poste à temps complet est crucial pour le bon fonctionnement du service administratif.

Qualifications

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne.
• Maîtriser les circuits décisionnels et procédures administratives.

Responsabilités

• Gestion administrative du personnel.
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.
• Gérer les accueils téléphoniques et physiques.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Communication

Maîtrise des logiciels bureautiques

Outils

Word

Excel

PowerPoint

LibreOffice

Ypok

Ecare

Dynmap

AGL

Icad

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur, Adjoint technique, Adjoint technique principal de 2ème classe, Adjoint technique principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, car l’un des grades est un grade d’entrée de catégorie C, permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assisté le chef de service, ses adjoints et le responsable de la brigade propreté en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement.

Missions / conditions d’exercice

• Gestion administrative du personnel
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Gérer les accueils téléphoniques ou physiques du service
• Gérer le courrier et les réponses à apporter
• Organiser les réunions avec le logiciel de planification
• Gérer des dossiers spécifiques liés au service
• Gérer les demandes SESAM
• Accompagner les agents dans le suivi de leurs formations obligatoires (recyclage)
• Respect du devoir de réserve
• Disponibilité vis-à-vis de la hiérarchie
• Horaires réguliers
• Obligation de discrétion et de confidentialité

Profils recherchés

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable PM
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Organiser les déplacements des agents du service
• Prendre des notes et rédiger tous types de courriers
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Gérer l'annuaire de la collectivité et des partenaires
• Connaître les circuits décisionnels et procédures administratives
• Maîtriser le fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
• Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice) et logiciels métier (Ypok, Ecare, Dynmap, AGL, Icad)

Missions du service

• Comprendre les principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Connaître les procédures administratives
• Maîtriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire