Assistante administrative (F / H)

MINES Paris - PSL; Valbonne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

MINES Paris - PSL, une institution de renom dans le domaine de l'ingénierie, recherche une Assistante Administrative pour le Centre de recherche PERSEE à Sophia Antipolis. Le poste implique la gestion des missions et déplacements, suivi des frais, et l'administration des doctorants. Idéal pour un candidat ayant une expérience en gestion administrative dans un environnement académique.

Qualifications

• Expérience significative de 3 ans en gestion administrative.
• Idéalement dans un service scolarité d'une Université / Grande École.
• Anglais souhaité.

Responsabilités

• Gérer les missions et déplacements des personnels du Centre.
• Assurer le suivi des missions et gérer les remboursements de frais.
• Organiser les soutenances et accompagner les doctorants.

Connaissances

Qualité rédactionnelle

Aisance en communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de l'organisation

Qualités relationnelles

Capacité à gérer les priorités

Formation

Bac +2 assistant.e manager

Outils

Office 360

Sirepa

Description du poste

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Vous travaillerez au sein du Centre de recherche PERSEE (Centre procédés, énergies renouvelables et systèmes énergétiques), qui est l’un des 3 Centres de recherche du Département Énergétique et Procédés (DEP) de Mines Paris – PSL et se trouve sur la technopole scientifique de Sophia Antipolis, à proximité des villes de Nice, Cannes et Antibes. Ses effectifs sont de l’ordre de 55 personnes et comptent actuellement 21 permanents dont 11 enseignants-chercheurs.

Activités principales

Vos activités principales (liste non exhaustive) :

Gestion des missions et des déplacements des personnels du Centre (Ecole et Armines)

Organiser les déplacements des Enseignants-Chercheurs, des étudiants et de tous les autres personnels

Assurer le suivi des missions en respectant les procédures internes

Gérer les remboursements des frais

Renseigner les tableaux de bord de suivi des dépenses liées aux missions

Gestion administrative de la scolarité des doctorants

Gérer les inscriptions et les réinscriptions

Renseigner et vérifier la base de données ADUM

Assurer l’organisation des comités de suivi individuel (CSI) et du séminaire des doctorants

Préparer et organiser les soutenances

Accompagner les doctorants dans leur scolarité (journée d’accueil des doctorants, attestations de scolarité, …)

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant comme la recherche, vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, notre offre est pour vous.

Diplômé d'un Bac +2 assistant.e manager ou gestion de la PME, vous avez impérativement une expérience significative de 3 ans en gestion administrative, idéalement dans un service scolarité d'une Université / Grande Ecole.

Vous évoluez dans un environnement international, l’anglais serait un plus.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

• Qualité rédactionnelle
• Aisance en communication écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques (Office 360)
• La connaissance du logiciel Sirepa est un plus
• La connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche serait appréciée mais n’est pas indispensable

Savoir-être :

• Sens avéré de l’organisation
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe
• Sens de l’initiative
• Capacité à gérer les priorités

Créer une alerte emploi pour cette recherche

Assistante Administrative • , Sophia Antipolis, France