Assistante administrative et opérationnelle

CDI – Temps partiel (1 à 3 jours par semaine)

Poste basé à Paris – Quartier Saint-Lazare

Présence sur site requise – Pas de télétravail

Rattachement hiérarchique :

Rattachée à la Direction générale

Présentation de l'entreprise :

OLYSTIC est un cabinet indépendant spécialisé dans le développement de la qualité de vie au travail (QVT), la performance managériale et la prévention des risques psychosociaux (RPS). Depuis 2010, nous accompagnons les entreprises privées et les institutions publiques dans leurs transformations organisationnelles, en proposant des solutions sur mesure adaptées à leurs contextes spécifiques.

Notre département dédié, ARISTAT Conseil, intervient dans la prévention des RPS, la gestion des situations de crise et l'accompagnement des collaborateurs. Grâce à une approche fondée sur une forte assise scientifique et une expertise confirmée du monde du travail, ARISTAT Conseil propose des diagnostics, des formations et un soutien personnalisé pour améliorer durablement le bien-être au travail.

L’assistante administrative et opérationnelle joue un rôle clé dans le pilotage administratif de l’entreprise. Elle assure le suivi comptable, la gestion des devis et des factures clients pour mise en paiement et recouvrement, le contrôle administratif et financier des consultants et prestataires, ainsi que la relation avec le cabinet comptable.

Missions et responsabilités :

1. Suivi comptable et lien avec le cabinet d'expertise comptable :

• Collecte, classement et transmission des pièces comptables (factures, notes de frais, justificatifs)
• Suivi et mise à jour des tableaux de bord de gestion
• Coordination régulière avec l’expert-comptable pour la préparation des clôtures
• Suivi des devis envoyés aux clients
• Suivi des factures émises par la direction : relances pour paiement, recouvrement si nécessaire
• Mise à jour des outils de suivi de facturation et de trésorerie

• Suivi administratif des contrats : signature, renouvellement, échéances
• Vérification des factures des consultants : conformité avec les contrats, durée des missions, livrables
• Coordination des validations internes avant paiement

• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, synthèses, contrats)
• Suivi de commandes et de frais liés à l’activité
• Soutien logistique pour réunions ou événements ponctuels

Profil recherché :

Formation et expérience :

• Bac +2 minimum (administration, comptabilité, gestion)
• Expérience significative dans un poste similaire, en environnement PME ou cabinet de conseil

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, Excel, Word)
• Bonne compréhension des process comptables et administratifs
• À l’aise avec les outils de suivi de facturation et de trésorerie

Qualités personnelles :

• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion, fiabilité et sens des responsabilités
• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle, avec méthode et clarté

Informations complémentaires :

• Type de contrat : CDI à temps partiel (1 à 3 jours / semaine, selon disponibilité)
• Lieu de travail : Paris 8e – Quartier Saint-Lazare
• Présence sur site : obligatoire
• Rémunération : à définir selon expérience
• Date de démarrage souhaitée : dès que possible