Assistante administrative et juridique

cdg69; Bourgogne-Franche-Comté; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

cdg69, un service public en Bourgogne-Franche-Comté, recherche un Adjoint administratif. Le candidat idéal sera responsable de la gestion des informations administratives, du suivi des dossiers et de l'assistance à la direction. Une expérience administrative et une bonne connaissance du secteur public sont essentielles. Si vous êtes méthodique, rigoureux et avez le sens des responsabilités, nous vous encourageons à postuler.

Qualifications

• Expérience souhaitée en gestion administrative.
• Connaissance de l'environnement territorial requise.
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'outil informatique.

Responsabilités

• Recueillir et traiter des informations administratives.
• Gérer les dossiers administratifs et relations avec les usagers.
• Assister le responsable de service dans l'organisation du travail.

Connaissances

Gestion de l'information

Rigueur

Capacité d'analyse

Formation

Licence Administration publique

BTS Assistante de gestion

Diplôme en droit public

Description du poste

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire de la FPT Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la DGS, l’agent :

• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juridique du service.
• Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences en collaboration avec le responsable de service.
• Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail du service.
• Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Missions principales :
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver des documents

Synthétiser et présenter des informations

Rechercher et diffuser des informations

Préparer les dossiers pour les instances

Identifier les sources de documentation

• Gestion des affaires courantes et du secrétariat du service et des services technique et assainissement + Veille juridique

Rédiger, mettre en forme et mettre à la signature du Président les documents administratifs tels que courriers, conventions, notes, devis, …

Gérer les bons de commandes du service technique et service assainissement + Gérer la procédure mise en place + Gérer les différents devis

• Gestion des sinistres - Assurances

Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations

Évaluer les responsabilités

Solliciter des expertises juridiques et techniques

Gérer les relations avec le courtier et les assureurs

Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations

Renseigner les particuliers et le cas échéant les professionnels relatifs au PLUi

Gérer les droits de préemption (DIA)

Gérer, en collaboration avec le responsable de service, les demandes d’urbanismes de la collectivité telles que permis de construire, déclarations préalables, autorisations de travaux, certificats d’urbanismes

Rédiger les documents administratifs divers

Assister la responsable de service dans le suivi administratif et réglementaire du PLUi

• Gestion du parc de logements, garages et ateliers – Flotte automobile

Instruire des demandes de logement

Gérer les documents administratifs

Suivre les locataires entrants et sortants

Gérer les demandes et les réclamations locatives

Gérer les contrats de locations

• Gestion des bâtiments : faire un état des lieux de tous nos bâtiments en collaboration avec le service technique (via le logiciel patrimoine ou via tableau Excel) + assurer la veille réglementaire + assurer le suivi + assurer le suivi des points de livraisons
• Gestion des dossiers de demandes de subventions en collaboration avec la DGS
• Gestion de la publicité des actes fonciers
• Référente EDF
• Veille juridique
• Réalisation des registres de délibérations
• Travailler en étroite collaboration avec les autres assistantes administratives du service
• Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité quand l’autre assistante est absente
• Accueil physique et téléphonique du public quand l’autre assistante est absente Profils recherchés Licence Administration publique ou Carrières juridiques

BTS Assistante de gestion PME / PMI ou Assistante de direction ou autres diplômes dans le domaine ou domaine juridique

Savoirs : Connaissances théoriques

Connaissance de l’environnement territorial

Diplôme en droit public

Savoir-faire : Connaissance pratiques

Connaissances administratives et juridiques souhaitées

Connaissance de l’organisation et des compétences des collectivités

Capacité d’analyse et de synthèse

Qualités rédactionnelles

Maîtrise de l’outil informatique

Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics

Avoir un sens pointu de l’organisation

Définir des priorités et gérer des urgences

Travailler sur des plages horaires étendues

Savoir-être : Qualités essentielles

Rigoureux

Respect du secret professionnel

Méthodique

Aptitudes relationnelles

Aptitudes au travail en équipe

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