Assistante administrative de la Direction

cdg69; Centre-Val de Loire; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public cherche un adjoint administratif pour soutenir le Directeur adjoint dans ses missions. Le candidat idéal gérera les opérations administratives et financières tout en participant à l'organisation d'événements. Une formation en secrétariat et des compétences avancées en bureautique sont requises.

Qualifications

• Formation en secrétariat ou domaine similaire.
• Expérience confirmée souhaitée.
• Rigueur et méthode dans le travail.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la direction et suivi administratif.
• Gérer les opérations de location et les aides économiques.
• Soutenir l'organisation d'événements.

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Qualités rédactionnelles

Sens du service public

Gestion des priorités

Rigueur

Formation

Formation en secrétariat

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en l'absence de candidatures de fonctionnaires. Le contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à six ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Directeur adjoint du Développement Economique, Touristique et Enseignement Supérieur, l'assistant(e) administratif(ve) assure partiellement le secrétariat de la direction, le suivi administratif et financier des aides économiques, ainsi que la gestion des opérations de location en lien avec la gestion comptable de la direction.

L'agent soutient opérationnellement et administrativement les chargés de mission dans le cadre de la Pépinière d'entreprises de Bourges Plus, et participe à l'organisation d'événements.

Missions / Conditions d'exercice

Organisationnelles :

• Accueil du public (physique, téléphonique, mail)
• Accueil des nouveaux entrants en pépinière, visites aux porteurs de projets
• Relation avec les locataires, relai de leurs demandes
• Programmation des permanences d'experts

Administratives :

• Gestion du courrier, courriels, documents
• Organisation des prêts ou locations de salles
• Suivi administratif et financier des aides économiques
• Secrétariat de direction en partie en transversalité
• Gestion du service de domiciliation d'entreprises et commandes de fournitures
• Classement, archivage, programmation des interventions techniques

Financières :

• Transmission des pièces comptables
• Suivi des versements
• Demande de devis, transmission au secteur gestion financière

Logistiques :

• Organisation logistique des événements
• Gestion des accès et réservations de véhicules

Gestion :

• Contrats avec les locataires, transmission des pièces comptables
• Gestion du planning des salles et bureaux
• Affichage, gestion technique de la pépinière et de l'hôtel d'entreprises

Profils recherchés

• Formation en secrétariat, expérience souhaitée
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Qualités rédactionnelles, relationnelles, sens du service public
• Rigueur, méthode, gestion des priorités