Assistante administrative de formation - H/F

GROUPE HOSPITALIER PAUL GUIRAUD; Villejuif; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le GROUPE HOSPITALIER PAUL GUIRAUD recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) de formation. Vous serez responsable de l'accueil des professionnels, de la gestion des demandes de formation et du suivi budgétaire, tout en garantissant le respect des normes institutionnelles. Ce poste nécessite des compétences en gestion et un bon relationnel.

Qualifications

• Compétences en gestion budgétaire et administrative.
• Connaissance des méthodes de planification et d'archivage.
• Capacité à utiliser des logiciels RH et de formation.

Responsabilités

• Organiser la gestion administrative des demandes de formation.
• Accueillir et informer les professionnels du groupe hospitalier.
• Participer à la gestion des 'Études Promotionnelles'.

Connaissances

Gestion budgétaire

Méthodes de classement

Communication écrite et orale

Négociation

Description du poste

Horaires : Amplitude hebdomadaire : 38 heures

Une journée de télétravail est possible sous réserve de maîtrise des attendus du poste. Repos : Week-ends et jours fériés

Missions du poste

En collaboration et sous la supervision de l’encadrement, l’assistante administrative de formation participe à :

• L’accueil et l’information des professionnels du groupe hospitalier Fondation Vallée – Paul Guiraud (FV-PG) dans le domaine de la formation professionnelle continue.
• L’organisation de la gestion administrative des demandes de formation professionnelle et de développement des compétences.
• La participation à la gestion administrative des « Études promotionnelles »
• Au choix des dispositifs de formation et à leur mise en œuvre
• Au suivi des dépenses de formation et des enveloppes de pôle.

Activités permanentes

Dans le respect du secret professionnel, l’assistant(e) administrative de formation :

• Accueille, informe et oriente les professionnels du groupe hospitalier FV-PG
• Organise la gestion administrative des demandes de formation professionnelle et de développement des compétences, avec les actions suivantes :
• Participation à l’élaboration du plan de formation et du développement des compétences
• Gestion de la base de recueil des besoins et demandes de formation
• Inscription du professionnel auprès des organismes de formation
• Organisation et planification des formations inter-établissements
• Saisie des dossiers sur le logiciel dédié à la formation
• Suivi et diffusion hebdomadaire des inscriptions à l’ensemble des équipes d’encadrement à partir des tableaux de formation
• Constitution des groupes de formation
• Traitement et suivi des conventions
• Gestion des convocations et des feuilles d’émargement à partir du logiciel dédié à la formation
• Rédaction des ordres de missions
• Réservation des billets de train auprès du prestataire marché pour les déplacements liés aux formations
• Rédaction des courriers d’information aux professionnels, concernant la suite donnée à leurs demandes de formation
• Gestion et suivi des demandes de formation aux actions de l’ANFH sur le logiciel dédié
• Suivi budgétaire et analyse des dépenses de formation et des enveloppes de pôle.
• Analyse des données budgétaires et des tableaux de bord et justification des résultats. Informe la responsable du service en cas d’incohérence des données.
• Participe à la gestion administrative des « Études Promotionnelles »
• Inscription du professionnel à la préparation au concours et à la formation
• Formalisation de la liste des agents admis à effectuer les études conduisant au diplôme professionnel, de la notification d’affectation sur l’UF formation continue et des congés dans le logiciel RH.

Activités partagées

• Accueil des différents formateurs et intervenants des organismes partenaires
• Participation à la gestion du planning des salles de formation avec l’ensemble de l’équipe
• Participation à la logistique des actions de formation institutionnelle et individuelle en liaison avec les organismes et les intervenants.
• Participation aux travaux du comité de coordination des plans de formation (CCPF) du Groupement Hospitalier de Territoire « Psy Sud Paris ». Notamment :
• Pour la réalisation de l’état des lieux des besoins de formation.
• L’identification des besoins communs / coordonnés.
• L’élaboration des différents outils communs et échanges de pratiques.
• La rédaction d’appels d’offres et demande de devis pour les besoins communs aux trois établissements.
• La sélection des prestataires et opérateurs de formation.
• Participation en tant que membre de la commission de formation (émanation du comité social d’établissement) à la préparation des réunions et à la réalisation de statistiques, de travaux de synthèse
• Contrôle l'application de la réglementation et des règles RH concernant la formation professionnelle continue et les études promotionnelles
• Assure l’organisation logistique des salles de formation (préparation et disposition des salles, installation des micros, de la vidéo, des ordinateurs……)
• Participe à la gestion du planning des salles de formation avec l’ensemble de l’équipe
• Assure l’accueil téléphonique, l’enregistrement des messages, la régulation et le transfert des appels.
• Participe à la Planification et la gestion des rendez-vous de la responsable de formation en lien avec l’ensemble de l’équipe
• Participe à la gestion des épreuves de présélection pour l’accès aux concours professionnels en accueillant les jurys et les candidats

Activités ponctuelles

• Participation à la commande des fournitures de bureau, du petit matériel et des différents consommables.
• Participe au Traitement et au suivi des inscriptions et des feuilles d’émargement des colloques, conférences organisées au sein du GHPG

Profil recherché

Compétences :

• Connaissances opérationnelles :
• Gestion budgétaire et administrative
• Méthodes et outils de la planification
• Méthodes de classement et d’archivage
• Méthodes et outils de recueil et de traitement de l'information
• Logiciels dédiés à la gestion RH et à la formation
• Cadre réglementaire de la formation professionnelle
• Principes et procédures d'achat de formation
• Communication écrite et orale / relation interpersonnelle
• Statut de la fonction publique hospitalière et statuts particuliers
• Négociation : méthodes et techniques
• Méthodes et outils d'évaluation de formation

Savoir-faire opérationnel

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (avec formation si besoin)
• Accueillir et informer les professionnels
• Réguler et orienter les appels téléphoniques, discerner le caractère d’urgence d’une demande
• Traiter les dossiers des demandes de formation sur le logiciel dédié
• Rédiger et mettre en forme les documents nécessaires à l’instruction des dossiers de formation.
• Assurer le classement et l’archivage des pièces administratives et comptables des dossiers de formation
• Assurer des transmissions précises, compréhensibles et exactes
• Optimiser la gestion financière des demandes de formation et tenir compte de la prévision budgétaire et informer sa hiérarchie de tout risque d’écart

Savoir-être :

• Capacité d’adaptation
• Savoir s’intégrer dans une équipe
• Prendre en compte les situations nouvelles (organisation, consignes, dernières procédures, matériels mis à disposition…)
• Accepter de revoir les priorités ou de réorganiser son activité en fonction de la situation
• Être force de proposition pour faire évoluer le fonctionnement de son service

• Capacité à travailler en équipe
• Établir une relation propice aux échanges et à la communication avec sa hiérarchie, ses pairs et ses partenaires
• S’entraider et contribuer à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs du service ou l’équipe

• Comportement adapté dans ses relations avec autrui
• Réguler son comportement et ses émotions : faire preuve de tact, anticiper avec discernement les risques de relations conflictuelles, capacité à se remettre en question et savoir prendre du recul
• Faire preuve de retenue dans la divulgation d’information et être capable d’en respecter la confidentialité
• Respecter autrui et/ou le point de vue d’autrui

• Professionnalisme, rigueur et méthode
• Respecter la réglementation, les règles de fonctionnement de l’institution, les procédures
• Travailler avec soin et sérieux (précision, approfondissement, implication, engagement…)
• Faire preuve de réactivité et d’efficacité