Assistante administrative

Université PSL; Valbonne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université PSL recherche une Assistante Administrative pour le Centre de recherche PERSEE. Le poste inclut la gestion des missions et des déplacements, ainsi que des tâches administratives variées au sein d'un environnement international. Idéal pour un candidat avec un Bac +2 et une expérience en gestion administrative souhaitant travailler dans un cadre stimulant et dynamique.

Qualifications

• Expérience significative de 3 ans en gestion administrative.
• Idéalement, expérience dans un service scolarité d'une Université / Grande Ecole.
• Anglais serait un plus.

Responsabilités

• Gestion des missions et déplacements des personnels du Centre.
• Organisation des déplacements des Enseignants-Chercheurs et des étudiants.
• Suivi des remboursements des frais et tableaux de bord.

Connaissances

Qualité rédactionnelle

Aisance en communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de l’organisation

Qualités relationnelles

Capacité à gérer les priorités

Sens de l’initiative

Formation

Bac +2 assistant.e manager ou gestion de la PME

Outils

Office 360

Sirepa

Description du poste

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Vous travaillerez au sein du Centre de recherche PERSEE (Centre procédés, énergies renouvelables et systèmes énergétiques), qui est l’un des 3 Centres de recherche du Département Énergétique et Procédés (DEP) de Mines Paris – PSL et se trouve sur la technopole scientifique de Sophia Antipolis, à proximité des villes de Nice, Cannes et Antibes. Ses effectifs sont de l’ordre de 55 personnes et comptent actuellement 21 permanents dont 11 enseignants-chercheurs.

Vos activités principales (liste non exhaustive) :

Gestion des missions et des déplacements des personnels du Centre (Ecole et Armines)

Organiser les déplacements des Enseignants-Chercheurs, des étudiants et de tous les autres personnels

Assurer le suivi des missions en respectant les procédures internes

Gérer les remboursements des frais

Renseigner les tableaux de bord de suivi des dépenses liées aux missions

Vie du Centre et du service :

• Contribuer à la vie de centre et à l’organisation d’événements

Moments de convivialité internes

Réunions (e.g. réunions de Centre, réunions partenariales, …)

Conférences, séminaires, …

Volet comptabledu Centre PERSEE :

Gestion des commandes (Armines et Ecole)

Gestion des factures (et des litiges)

Possibilité de missions supplémentaires en fonction de l’évolution du Centre et / ou du Campus Pierre Laffitte

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant comme la recherche, vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, notre offre est pour vous.

Diplômé d'un Bac +2 assistant.e manager ou gestion de la PME, vous avez impérativement une expérience significative de 3 ans en gestion administrative, idéalement dans un service scolarité d'une Université / Grande Ecole.

Vous évoluez dans un environnement international, l’anglais serait un plus.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

• Qualité rédactionnelle
• Aisance en communication écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques (Office 360)
• La connaissance du logiciel Sirepa est un plus
• La connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche serait appréciée mais n’est pas indispensable

Savoir-être :

• Sens avéré de l’organisation
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe
• Sens de l’initiative
• Capacité à gérer les priorités

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Assistante Administrative • Sophia Antipolis, France