Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.)

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, le titulaire assure :

• L'accueil du public
• Les visites de terrain
• L'organisation de manifestations
• Les protocoles
• La gestion administrative du Maire et des élus
• Les activités du service population

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
• Conseiller les administrés
• Prendre des rendez-vous avec le Maire et ses adjoints
• Assurer le traitement des courriers destinés aux élus
• Assurer la gestion des invitations
• Participer à l'organisation des différentes manifestations
• Assurer l'accueil physique des personnalités (Préfet, Sous-Préfet, Maires, Elus...)
• Demander et négocier des devis
• Décorer les espaces d'accueil
• Traiter les demandes pour le recensement militaire
• Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
• Instruire et traiter les demandes de pièces d'identité

Profils recherchés

COMPETENCES ATTENDUES :

Savoirs :

• Connaissance de l'environnement territorial
• Techniques de secrétariat
• Techniques et outils de communication
• Connaissance de l'outil informatique
• Techniques d'organisation
• Maîtrise des outils informatiques
• Connaissance du droit électoral

Savoir faire :

• Utilisation des logiciels Dotelec, Maestro, Adagio
• Application des règlements administratifs et suivi

Savoir être :

• Aisance relationnelle
• Aimer le contact avec le public
• Organisé(e) et rigoureux(se)
• Polyvalence
• Grande disponibilité
• Bonne entente avec les collaborateurs
• Savoir rester neutre
• Discrétion
• Travail en transversalité
• Gestion du stress, maîtrise de soi

Expérience sur poste similaire souhaitée. Emploi contractuel en cas de recrutement infructueux.