Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Open to contractual staff: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour répondre aux besoins du service ou en raison de la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. La durée du contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à un maximum de six ans.

Il est possible de recruter une personne n’étant pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car l’un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Expérience souhaitée : Débutant

Descriptif de l’emploi

Le service Enfance Jeunesse met en œuvre la politique éducative municipale, axée sur la justice sociale, l'accessibilité aux loisirs éducatifs, la lutte contre l'exclusion, la laïcité et l'humanisme.

Il comprend des équipements d’accueil collectif de mineurs : ALSH primaire et maternel, trois accueils périscolaires, un pôle jeunesse avec un Point d'Information Jeunesse et un accueil pour les jeunes.

Le service développe chez l’enfant des notions de citoyenneté, d’autonomie, de socialisation, et de découverte de compétences à travers des activités socioculturelles et sportives, avec un projet pédagogique cohérent et des projets d'animation réguliers.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat :

• Accueil physique et téléphonique, inscriptions, renseignements
• Accueil et pointage des enfants durant les vacances scolaires
• Traitement du courrier, archivage
• Communication du service
• Rédaction de courriers, comptes rendus, projets, programmes
• Suivi des commandes, rangement

Collaboration avec la responsable :

• Montage et suivi des dossiers de subventions
• Suivi des tableaux de régie et d’avance
• Suivi des heures du personnel d’animation
• Gestion des plannings des animateurs et surveillants
• Suivi des dossiers d’inscription et saisie des effectifs
• Communication sur les temps périscolaires
• Gestion des bons de commande et de la facturation

Occasionnellement :

• Accueil et encadrement d’un groupe d’enfants lors du temps méridien en cas d’absence d’animateur, en veillant à la sécurité et au bon déroulement du repas.

Profils recherchés

Compétences :

• Organisation, méthode, gestion du temps
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Capacité de planification, d’anticipation, d’initiative, d’analyse
• Rigueur et respect des délais
• Ouverture à la formation

Qualités personnelles :

• Maturité, esprit d’équipe, sens de l’organisation, sens du reporting, qualités relationnelles, réactivité

Conditions d’exercice

Travail en bureau, horaires fixes liés à l’accueil du public, respect des obligations de discrétion et confidentialité, disponibilité.

Relations et facteurs de pénibilité

Relations fréquentes avec le public, travail en équipe, environnement bruyant, postures à risque (port d’enfant).