Assistante administrative

Ville de Houilles; Houilles; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique cherche à renforcer son équipe au sein de l'unité relations familles et vie scolaire. Ce poste polyvalent implique d'accueillir les administrés, de traiter les demandes des familles et de gérer les inscriptions scolaires. Vous aurez l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec divers acteurs, tout en contribuant à l'amélioration continue des services offerts. Si vous êtes passionné par le service public et que vous avez un sens aigu de l'organisation, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans un cadre de vie agréable et humain.

Qualifications

• Excellentes compétences en communication et sens de l'organisation requis.
• Capacité à travailler en équipe et à s'adapter aux besoins des familles.

Responsabilités

• Accueil des administrés et traitement des demandes des familles.
• Gestion de la vie scolaire et organisation des inscriptions scolaires.
• Suivi des effectifs scolaires et gestion de la messagerie dédiée.

Connaissances

Sens du dialogue et de la communication

Écoute et disponibilité

Ponctualité

Rigueur et sens de l’organisation

Capacité à travailler en équipe

Capacité aux relations fonctionnelles

Sens des responsabilités

Capacité d’adaptation

Force de proposition pour la création de nouveaux outils

Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers

Description du poste

12 février 2025

Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.

Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.

Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.

En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.

MISSIONS QUOTIDIENNES, EN POLYVALENCE SUR L'ENSEMBLE DE L'UNITE RELATIONS FAMILLES ET VIE SCOLAIRE

• Accueil physique et téléphonique des administrés.
• Traitement des demandes des familles (renseignements, formulaires).
• Enregistrement des inscriptions scolaires.
• Enregistrement des inscriptions et des réservations périscolaires.

MISSIONS EN GESTION PRINCIPALE

• Gestion de la messagerie dédiée aux écoles et traitement des demandes.
• Gestion de la vie scolaire (relations enseignants, sorties et activités, services de transports, frais d'écolage, scolarisations à domicile, élections associations de parents, conseils d'école, manifestations, projets).
• Organisation de la campagne d'inscriptions scolaires.
• Suivi des effectifs scolaires et gestion de l'interface Onde.
• Anticipation de l'évolution des effectifs et de la sectorisation.

MISSIONS EN RELAI DES AUTRES GESTIONNAIRES DE L'UNITE

• Courrier interne.
• Justifications d'absences.
• Quotients familiaux.
• Listes d'attente pour les accueils de loisirs vacances.
• Accompagnement des familles.
• Campagne d'inscriptions périscolaires et de quotient familial.
• Messagerie destinée aux familles.
• Enregistrement des séparations et des alternances de facturation.
• Projets d'Accueil Individualisés PAI.
• Corrections de factures en cas d'erreur de pointage.
• Dérogation péri et extrascolaires (20mn, lieux d'accueil, réservations, horaires).

COMPÉTENCES REQUISES

• Sens du dialogue et de la communication.
• Écoute et disponibilité.
• Ponctualité.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité aux relations fonctionnelles.
• Sens des responsabilités.
• Capacité d’adaptation.
• Force de proposition pour la création de nouveaux outils d’organisation et de gestion.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers.
• Connaissance des droits et des obligations des fonctionnaires.
• Sens de l’accueil.