Assistante administrative

cdg69; Grand Est; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Longwy recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les services culturels et sociaux. Vous serez chargé(e) de la gestion logistique et administrative, ainsi que de la coordination entre les services. Le poste demande une solide connaissance des procédures administratives et un bon relationnel. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des activités municipales.

Prestations

Rémunération statutaire

Prime de fin d'année

Participation mutuelle

Véhicule de service

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire est un plus.
• Connaissance des outils de GED appréciée.
• Rigueur et autonomie demandées.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous.
• Organisation des réunions et rédaction de documents.
• Suivi des courriers et des tableaux de bord.

Connaissances

Connaissance des collectivités territoriales

Maîtrise des outils bureautiques

Rédaction claire

Sens de l'organisation

Capacité à gérer plusieurs dossiers

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne n'ayant pas passé de concours de la fonction publique, car un des grades est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Rémunération indicative : Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d'année, participation mutuelle, possibilité de restauration collective, véhicule de service

Description de l'emploi

La Ville de Longwy, employant 270 agents, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour les services culture, animation, santé & cohésion sociale, médiation, vie associative, jeunesse.

Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurerez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous faciliterez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l’information entre les services.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

1. Assistance au fonctionnement du Responsable
   • Gestion de l’agenda du responsable et prise de rendez-vous
   • Organisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
   • Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
   • Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique des interlocuteurs
2. Suivi administratif transversal des services
   • Centralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable
   • Suivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux
   • Mise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
   • Coordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3. Support aux services rattachés au responsable
   • Aide ponctuelle à la préparation d’événements, réunions de service, commissions
   • Consolidation de bilans d’activités et de rapports transmis par les chefs de service
   • Interface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
   • Lien et soutien avec l’assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4. Gestion documentaire
   • Classement et archivage (physique et numérique)
   • Application des règles de confidentialité et d’archivage de la collectivité

Profils recherchés

Compétences requises

Savoirs :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures administratives, maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), connaissance des outils de GED appréciée.

Savoir-faire :
Rédaction claire, sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs dossiers, discrétion, proposition d’organisation, veille administrative.

Savoir-être :
Rigueur, autonomie, réactivité, esprit d’équipe, sens du service public, bon relationnel, diplomatie, adaptabilité.

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Contraintes particulières :
Travail en transversalité, pic d’activité en période de préparation budgétaire, événements ou échéances administratives.