Assistant services à la population (h / f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité de la région Île-de-France recherche un adjoint administratif pour un poste à temps complet. Les responsabilités incluent l'accueil des usagers, la gestion des demandes diversifiées, et le suivi qualité des services fournis. Le candidat doit faire preuve de professionnalisme, d'écoute, et de polyvalence au sein de l'équipe, tout en garantissant la neutralité dans ses fonctions.

Qualifications

• Connaître l'organisation des services municipaux et leurs élus.
• Techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Communication claire, orale et écrite.

Responsabilités

• Accueillir, renseigner et accompagner les usagers.
• Traiter les demandes en back-office et assurer le suivi des dossiers.
• Proposer des améliorations en fonction des retours des usagers.

Connaissances

Travail en équipe

Écoute

Maîtrise de soi

Polyvalence

Autonomie

Discrétion professionnelle

Neutralité

Ponctualité

Communication orale

Aisance avec l'outil informatique

Description du poste

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Porter la stratégie de la direction

Garantir une dynamique d’accueil multicanal de l’usager

Qualifier & être force de proposition quant à l’évolution de l’offre de service

Mettre en œuvre & piloter la démarche qualité Missions / conditions d'exercice

• Répondre à l’ensemble des demandes des Clamartois et des usagers :

Accueillir, renseigner et accompagner sur les démarches et procédures quel que soit le canal de la demande (physique, téléphone, courrier, dématérialisé)

Connaître l’offre de services ainsi que les différents outils associés aux démarches

Identifier et gérer la demande de l’usager et son degré d’urgence

Délivrer des prestations pour le compte de l’Etat ou de la Ville

Mettre à jour le reporting quantitatif et qualitatif de l’activité

• Savoir traiter les demandes en back-office :

Traiter les demandes réceptionnées par mail, logiciel métier, GRU, courrier postal….

Mettre à jour les informations pour le suivi du dossier dans les logiciels métiers et les outils de reporting

• Garantir la conformité de la communication usagers :

Assurer l’affichage d’informations ou documents sur les panneaux prévus selon les obligations légales

Veiller à la mise à jour de la documentation à disposition des usagers

• Etre un ambassadeur « Clamart & Vous »

Veiller à faire remonter les suggestions, réclamations et satisfactions des usagers

Proposer des axes d’amélioration auprès de sa hiérarchie et de ses collègues

Participer à la vie de la direction et être force de proposition

Adapter et faire évoluer ses pratiques conformément aux enjeux de la direction

Participer à l’enrichissement de la base de connaissances en proposant des mises à jour régulières Profils recherchés

• Savoir travailler en équipe
• Etre à l’écoute et avoir bonne maîtrise de soi face aux situations de stress
• Conserver la neutralité et l’objectivité face aux différentes situations
• Savoir s’adapter, être polyvalent et autonome
• Avoir une discrétion professionnelle et un devoir de réserve
• Etre ponctuel et assidu
• Adopter une posture professionnelle en toute circonstance
• Connaître l’organisation des services municipaux et leurs élus
• Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique
• Avoir une communication orale et écrite claire
• Être à l’aise avec l’outil informatique

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Assistant Service Hf • Hauts-de-Seine, FR