Assistant service administration du personnel H/F

L'Usine Nouvelle; Toulouse; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

Assystem recherche un Assistant Ressources Humaines en CDD pour le service Administration du Personnel. Vous assurez la gestion administrative des collaborateurs du recrutement à la sortie, avec rigueur et confidentialité.

Sous la supervision de la Responsable du service, vous garantissez la fiabilité des dossiers et la conformité des documents, et vous saisissez les données dans les outils ADP, en réalisant les DPAE et les éléments nécessaires au service Paie.

Qualifications

• Discrétion et respect de la confidentialité des données personnelles.
• Rigueur, méthode et respect des échéances.
• Maîtrise des outils bureautiques et espaces documentaires partagés.
• Capacité à assurer le suivi administratif des collaborateurs et à saisir les données dans les outils RH.

Responsibilities

• Gestion du courrier et des flux documentaires (réception, numérisation, distribution, archivage).
• Gestion des dossiers du personnel (création, classement, archivage, mise à jour).
• Suivi administratif des entrées (documents, DPAE, fiches d’alerte, éléments de paie).
• Gestion des situations individuelles (changements de situation, mutuelle, attestations).
• Fiabilisation des données RH et traitement des anomalies.

Skills

Discrétion

Rigueur

Organisation

Gestion des priorités

Autonomie

Questionnement

Outils bureautiques

Gestion des données RH

Rédaction & communication

Sens du service

Job description

Dans le cadre du renforcement de l’équipe, Assystem recherche un(e) Assistant Ressources Humaines Service Administration du Personnel H/F en CDD.

Au sein d'une équipe de 8 personnes, rattaché(e) à la Responsable du Service Administration du Personnel, vous assurez la gestion administrative des collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise, de leur entrée à leur sortie.

Vous garantissez la fiabilité des dossiers individuels et des données RH, la conformité des documents et déclarations, ainsi que le traitement rigoureux et confidentiel des demandes adressées au service ADP.

Principales Missions

• Gestion du courrier et des flux documentaires : réceptionner, numériser, distribuer, envoyer et tracer les courriers, notamment les recommandés avec accusé de réception.
• Gestion des dossiers du personnel : créer, classer, mettre à jour, contrôler, scanner et archiver les dossiers papiers et numériques.
• Suivi administratif des entrées : préparer et contrôler les documents, gérer les confirmations d’entrée, les pièces manquantes, générer les fiches d’alerte et les confirmations d’embauche, saisir les données dans les outils ADP, réaliser les DPAE et transmettre les éléments nécessaires au Service Paie.
• Gestion des situations individuelles : traiter les changements de situation personnelle, les affiliations à la mutuelle et les demandes d’attestation.
• Fiabilisation des données RH : contrôler la cohérence des informations, tenir à jour les tableaux de suivi partagés et traiter les anomalies.

Et qu’avons-nous à vous offrir ?

En rejoignant notre équipe, vous serez au cœur de l'action, contribuant directement au bien-être de nos collaborateurs et à la réussite de notre organisation. Votre rôle sera essentiel pour garantir une gestion efficace des processus RH et une expérience de travail optimale pour tous.

Vous aurez l'opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante, prête à partager son expertise et à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

Vous serez en contact régulier avec les collaborateurs et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d'excellentes compétences relationnelles et de communication.

Vous justifiez d'une première expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire.

Qualifications

Compétences & Aptitude :

• Discrétion et respect strict de la confidentialité des données personnelles
• Rigueur, méthode, sens de l’organisation et respect des échéances
• Réactivité et capacité à identifier les priorités
• Autonomie dans l’exécution des tâches, dans le respect des procédures établies
• Capacité à poser des questions en cas de doute, à alerter si nécessaire et à solliciter le bon interlocuteur
• Connaissance des outils bureautiques et des espaces documentaires partagés
• Capacité de contrôle des documents, de détection des incohérences et de sécurisation des données
• Qualités rédactionnelles, sens du service et aisance relationnelle

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