Assistant secrétaire (H / F)

NANTES METROPOLE; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un(e) secrétaire polyvalent(e) pour soutenir la Direction Nature et Jardins. Dans ce rôle essentiel, vous serez responsable de la gestion des courriers, de l'organisation des réunions et de la planification des activités. Vous apporterez votre expertise en secrétariat et vos compétences relationnelles pour assurer un service de qualité aux usagers. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et que vous aimez travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans la transition écologique et la préservation de la biodiversité en ville.

Qualifications

• Compréhension de l'organisation municipale et respect des procédures.
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants et capacité d'apprentissage.

Responsabilités

• Traitement de dossiers et gestion du courrier de la direction.
• Organisation de l'agenda et des réunions du responsable de territoire.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Expression orale et écrite

Gestion des priorités

Aptitudes relationnelles

Rigueur et méthode

Formation

Formation en secrétariat ou administration

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook

POSTMAN

Description du poste

La Direction Nature et Jardins pilote une politique ambitieuse de transition écologique, de biodiversité et de nature en ville. Elle assure le réaménagement et la création de nouveaux espaces publics, l'entretien et la gestion de 1200 hectares de patrimoine vert et de 119 parcs et jardins, des équipements tels que aires de jeux, pataugeoires, terrains sportifs...répartis sur les 11 quartiers de la ville.

Activités principales

Traitement de dossiers, réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

• Réceptionner et distribuer le courrier de la direction
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, exposés, rapports, notes et documents administratifs
• Recevoir, filtrer, réorienter les courriers électroniques, les traiter sur la base des éléments recueillis auprès des équipes de terrain
• Rédiger les courriers de réponse aux usagers
• Alimenter et actualiser la base de données permettant de capitaliser et partager les informations et réponses aux usagers pour l'ensemble des questions relatives à la Direction nature et Jardins
• Utiliser les logiciels et outils de suivi pour l'enregistrement et le suivi du courrier, l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers, (POSTMAN)
• Participer aux groupes de travail, réunions ou formations en lien avec les nouveaux outils mis en place par la collectivité

Organisation de la vie professionnelle du responsable de Territoire

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités définies avec le responsable de territoire
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les réunions et séances de travail des équipe(s) et en assurer si nécessaire la logistique (réservation salle, matériel...)
• Préparer les dossiers et la collecte et mise en forme des informations nécessaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Accueil physique des territoires

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Répondre aux réclamations et demandes d'informations des usagers
• Rechercher, recueillir, et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Contrôler et réguler l'accès au service via l'interphone

Planification et suivi de l'activité des équipes du territoire

• Renseigner les tableaux de suivi des activités et effectifs du territoire

Garantir la continuité de fonctionnement de l'équipe en assurant l'intérim pendant les absences

Description du profil :

Vous comprenez l'organisation municipale et le fonctionnement de ses services, en respectant les procédures et processus de validation.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat.

Votre expression orale et écrite est de qualité, et vous savez utiliser des tableaux de bord et outils de suivi. Vous êtes à l'aise avec les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et pouvez apprendre des logiciels spécifiques.

Vous faites preuve d'aptitudes relationnelles, d'écoute et d'une bonne maîtrise de vous-même. Vous êtes organisé, prenez des initiatives, et savez gérer les priorités et les urgences.

Votre rigueur, méthode et discrétion sont des atouts, tout comme votre polyvalence et votre sens du travail en équipe. Enfin, vous êtes ponctuel et fiable dans vos missions.