Assistant Projet / Documentaliste H/F

Egis en France; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante dans le secteur des transports recherche un.e Assistant.e Projet pour soutenir ses projets de métro en France. Ce rôle dynamique implique la gestion administrative, le classement et l'archivage des documents, ainsi que le suivi des courriers officiels. Vous aurez l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec des chefs de projet et d'autres équipes, contribuant ainsi à la réussite de projets d'envergure. Rejoindre cette société en croissance vous permettra de développer vos compétences tout en participant à des projets passionnants et en bénéficiant d'un environnement de travail bienveillant et inclusif.

Prestations

Comité d’entreprise

Épargne salariale (intéressement, participation)

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs sujets avec rigueur et adaptabilité.
• Expérience avec des systèmes documentaires est un plus.

Responsabilités

• Assistance administrative pour la gestion de projets de transport.
• Suivi et archivage des documents projets et courriers officiels.

Connaissances

Rigueur

Adaptabilité

Travail en équipe

Formation

Bac +2 ou équivalent

Outils

Pack Office (Word, Excel, Outlook)

Mezzoteam

Project Wise

Description du poste

Description De L'entreprise

L'activité Transports et Territoires fait partie des 3 grandes Business Lines d'Egis avec un chiffre d'affaires supérieur à 600M€ par an.

Elle couvre l'ensemble des activités d'ingénierie visant à la fois à promouvoir, concevoir et mettre en oeuvre des solutions de transport multimodal favorisant la mobilité ainsi que l'aménagement et la transformation durable des territoires.

Egis rail est spécialisé dans l’ingénierie systèmes pour les projets urbains et ferroviaires.

Description Du Poste

Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14, EOLE, métro de Lyon, de Rennes, de Marseille …), Egis assure des grandes missions de Maitrise d’œuvre (MOE) et d’OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro dont des projets Lyonnais, nous recherchons un.e Assistant.e Projet, documentaliste.

Rattaché(e) à un ou plusieurs chef de projet, les missions principales sont les suivantes :

Secrétariat du projet :

• Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM, de la MEL et de l’industriel Alstom.
• Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage, et diffusion.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage, et diffusion au Client pour notification.
• Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc.

Gestion administrative et logistique :

• Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.).
• Assistance dans la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).
• Suivi administratif des collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.).

Gestion documentaire :

• Réception (via courrier, courriel ou Mezzoteam), Suivi, classement et archivage des documents projets reçu de parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
• Classement et archivage sur serveur interne.
• Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonne pratique concernant utilisation de la GED (interne et projet).
• Participation à la structuration de la GED interne sous les directives de l’ingénieur projet.
• Reporting sur avancement et état des lieux documentaires sous la GED interne et projet.

Les missions sont donc variées et très en interface avec les équipes projets.

Qualifications

Ces missions requièrent de la rigueur, une certaine adaptabilité et de la souplesse, une capacité à prendre de multiples sujets, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe.

La maitrise du pack office (Word, Excel, Outlook) est obligatoire.

Les systèmes documentaires utilisés sur les projets sont Mezzoteam et project Wise : des expériences ou au moins des envies d'apprendre sont requises pour la prise en main rapide du poste.

Informations supplémentaires

Construisez votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d’activités, nos métiers mais aussi nos projets.

L'opportunité d'intégrer une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et de son engagement dans la transition énergétique, et d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant.

Des avantages grand groupe attractifs : comité d’entreprise, épargne salariale (intéressement, participation) …

Engagement diversité : Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.