Assistant Projet / Documentaliste H / F

Egis Group; Lille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société leader dans le domaine des transports recherche un(e) Assistant(e) Projet documentaliste pour soutenir le chef de projet à Lille. Le candidat idéal gérera le secrétariat, la gestion administrative, et la documentation du projet dans un environnement dynamique. Profitez d'un CDD de 6 mois et des avantages d'un grand groupe, tout en contribuant à des projets d'envergure.

Prestations

Comité d'entreprise

Épargne salariale

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Capacité à travailler en équipe.
• Maitrise du Pack Office requise et expérience avec GED Mezzoteam souhaitée.

Responsabilités

• Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs.
• Gestion administrative et logistique des projets de métro.
• Gestion documentaire et suivi des documents du projet.

Connaissances

Gestion de plusieurs sujets

Travail en équipe

Outils

Pack Office (Word, Excel, Outlook)

GED Mezzoteam

Description du poste

Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14 EOLE, métro de Lyon, Lille, Marseille), Egis assure des missions de Maîtrise d'Œuvre (MOE) et d'OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro, notamment à Lille, nous recherchons un(e) Assistant(e) Projet documentaliste, rattaché(e) au chef de projet de la mission d'AMO renforcée auprès de KEOLIS Lille, pour l'acquisition de 15 rames supplémentaires de NMR (métro Lille Ligne 1). La fonction consiste essentiellement en :

Secrétariat du projet :

• Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM de la MEL et de l'industriel Alstom.
• Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage et diffusion.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage et diffusion au client pour notification.
• Reporting sur l'avancement et l’état des lieux sur courriers, OS, etc.

Gestion administrative et logistique :

• Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.).
• Assistance dans la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).
• Suivi administratif des collaborateurs du projet (maintien de la liste, récupération de documents administratifs, signatures, etc.).

Gestion documentaire :

• Réception (courrier, courriel, Mezzoteam), suivi, classement et archivage des documents du projet reçus des parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
• Classement et archivage sur serveur interne.
• Soutien aux collaborateurs du projet sur les processus et bonnes pratiques concernant l'utilisation de la GED (interne et projet).
• Participation à la structuration de la GED interne sous la direction de l'ingénieur projet.
• Reporting sur l'avancement et l’état des lieux documentaires sous la GED interne et projet.

Compétences requises :

• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Capacité à travailler en équipe.

Maitrise des logiciels :

• Pack Office (Word, Excel, Outlook) obligatoire.
• Expérience avec GED Mezzoteam souhaitée (sinon formation d'administrateur à prévoir).

Nous proposons un CDD de 6 mois.

Informations supplémentaires :

Nous vous proposons de construire votre avenir professionnel au sein de notre groupe, en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d'activités, métiers et projets.

Rejoignez une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et son engagement dans la transition énergétique, dans un environnement dynamique et bienveillant.

Avantages d'un grand groupe : comité d'entreprise, épargne salariale (intéressement, participation).

Engagement diversité :

Egis agit activement en faveur de l'égalité hommes-femmes, de l'intégration de talents internationaux et de l'insertion professionnelle des personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité, à la richesse et au succès du groupe.

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Documentaliste • Lille, Hauts-de-France, France