Assistant Projet / Documentaliste

Egis Group; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Egis Group recherche un(e) Assistant(e) Projet documentaliste pour soutenir un chef de projet dans des missions liées au métro à Lille. Ce poste consiste à gérer la documentation, les communications et l'administration du projet, dans un environnement dynamique et soutenu par une équipe engagée. Rejoignez un groupe en pleine croissance, avec un fort engagement en faveur de la diversité.

Prestations

Comité d'entreprise

Épargne salariale (intéressement, participation)

Qualifications

• Rigueur et capacité multitâche.
• Expérience souhaitée avec GED Mezzoteam.
• Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) obligatoire.

Responsabilités

• Gestion administrative et logistique du projet.
• Suivi documentaire et archivage des documents.
• Assistance au chef de projet pour la gestion des collaborateurs.

Connaissances

Rigueur

Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément

Capacité à travailler en équipe

Outils

Pack Office

GED Mezzoteam

Description du poste

Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14 EOLE, métro de Lyon, Lille, Marseille), Egis assure des missions de maîtrise d'œuvre (MOE) et d'OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro, notamment à Lille, nous recherchons un(e) Assistant(e) Projet documentaliste, rattaché(e) au chef de projet de la mission d'AMO renforcée auprès de KEOLIS Lille, pour l'acquisition de 15 rames supplémentaires de NMR (métro Lille Ligne 1). La fonction consiste essentiellement en :

Secrétariat du projet :

• Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM de la MEL et de l'industriel Alstom.
• Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage et diffusion.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage et diffusion au client pour notification.
• Reporting sur l'avancement et l'état des lieux sur courriers, OS, etc.

Gestion administrative et logistique :

• Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.).
• Assistance dans la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).
• Suivi administratif des collaborateurs du projet (maintien de la liste des collaborateurs, récupération de documents administratifs, signatures, etc.).

Gestion documentaire :

• Réception (courrier, courriel, Mezzoteam), suivi, classement et archivage des documents de projets reçus de parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
• Classement et archivage sur serveur interne.
• Soutien aux collaborateurs du projet concernant les processus et bonnes pratiques d'utilisation de la GED (interne et projet).
• Participation à la structuration de la GED interne sous la direction de l'ingénieur projet.
• Reporting sur l'avancement et l'état des lieux documentaires dans la GED interne et projet.

Compétences requises :

• Rigueur.
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Capacité à travailler en équipe.

Maitrise des logiciels :

• Pack Office (Word, Excel, Outlook) obligatoire.
• Expérience souhaitée avec GED Mezzoteam (formation d'administrateur prévue si nécessaire).

Informations supplémentaires :

Nous vous proposons :

De construire votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d'activités, métiers et projets.

Rejoignez une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et son engagement dans la transition énergétique, dans un environnement dynamique et bienveillant.

Avantages d'un grand groupe : comité d'entreprise, épargne salariale (intéressement, participation).

Engagement diversité :

Egis agit activement en faveur de l'égalité hommes-femmes, de l'inclusion de talents internationaux et de l'insertion professionnelle des personnes en situation de handicap. Nous croyons que ces leviers enrichissent nos équipes et contribuent au succès du groupe.

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Documentaliste • Lille, Hauts-de-France, France