Assistant polyvalent – Agent d’accueil (H/F) (F/H)

Université PSL; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique prestigieuse à Paris recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour assurer l'accueil, la gestion des événements et la supervision de la bibliothèque. Le candidat idéal doit avoir une formation Bac à Bac+2, des compétences en gestion administrative et maîtriser les outils bureautiques tels qu'Excel et Word. Ce poste requiert polyvalence, adaptabilité et un bon sens du service. C'est une belle opportunité de rejoindre un établissement d'enseignement supérieur de renom.

Prestations

Égalité, diversité et inclusion

Institution prestigieuse et historique

Qualifications

• Expérience professionnelle appréciée dans le secteur administratif.
• Rigueur, réactivité, adaptabilité et bonne organisation.

Responsabilités

• Gérer l'accueil et l'orientation des visiteurs.
• Assurer la gestion administrative du site et des événements.
• Participer à la gestion et à l'animation de la bibliothèque.

Connaissances

Gestion administrative

Maîtrise des outils bureautiques

Notions d'anglais

Formation

Formation Bac à Bac+2

Outils

Excel

Word

Description du poste

Overview

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés. Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Structure d'accueil: L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours. Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Missions

Activités principales

Votre Environnement

Le campus de l'innovation Mines Paris - PSL à Versailles (Délégation Versailles Satory) correspond à l’une des quatre implantations de l’Ecole. La délégation a pour mission principale l'offre de services aux usagers. Elle rassemble près de 250 collaborateurs et étudiants. La délégation est composée d'un bâtiment classé "Etablissement Recevant du Public (ERP)" et héberge une bibliothèque et trois centres de recherche dont un classé Zone à Régime Restrictif (ZRR), ce qui implique un contrôle poussé de l’accès sur le site.

Votre Challenge Et Vos Missions

Rattaché(e) à la Délégation de Versailles Satory, vous travaillerez au sein du pôle administratif de la Délégation. Vous participerez également à la gestion de la bibliothèque, sous la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge sur le campus et en lien avec la Bibliothèque du site de Paris (20% ETP).

Vos Principales Missions Seront Les Suivantes

1. Gestion de l'accueil du site:
   • accueillir les visiteurs et les orienter
   • assurer l'accueil téléphonique et gestion du standard
   • réceptionner les courriers et colis
   • gérer les badges, les clés et le contrôle d'accès
   • gérer la réservation des salles, parking, navette...
   • réserver les prestations de frais de réception (plateaux repas, traiteur)
   • préparation de salles (amphithéâtre, cours, réunion, contrôle du matériel...)
2. Gestion administrative et support général à la vie du campus:
   • assurer la logistique lors des événements : définition du programme, communication dans les espaces prévus à cet effet (écrans du campus, intranet...)
   • gérer l'accueil des stagiaires de découverte (conventions de stages, programme du stage en lien avec les centres...)
   • assurer la gestion comptable en lien avec le gestionnaire : traitement des notes de frais, gestion des achats (devis, bons de commandes, factures)
   • saisir et suivre les dépenses sur un logiciel de gestion
3. Gestion Et Animation De La Bibliothèque:
   • participer à l'accueil des publics et au renseignement de 1er niveau dans la bibliothèque
   • effectuer les transactions de prêt et retour des ouvrages
   • participer à la gestion des ouvrages et revue (réception, équipement, mise en rayon...)

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Parlons de vous !...

Le poste s’adresse à une personne de formation Bac à Bac+2. Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée. Il s’agit d’une fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d’avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines. Le (la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d’apprentissage pour l’utilisation des logiciels internes (gestion des commandes, suivi des missions, …) et autres procédures internes.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs Et Savoir-faire

• gestion administrative
• maîtrise des outils bureautiques standards
• connaissance de base en gestion comptable et financière
• notions d'anglais

Savoir-être

• polyvalence et adaptabilité
• véritable esprit de service
• sens de l'organisation
• capacité à communiquer et à travailler en équipe

…Et de nous ! Travailler à Mines Paris - PSL, c’est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l\'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Mines Paris - PSL s\'engage également dans l\'insertion professionnelle et au développement de carrière des personnes en situation de handicap