Assistant polyvalent – Agent d’accueil (H/F)

PSL Université Paris; Versailles; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

MINES Paris - PSL recherche un(e) assistant polyvalent – agent d’accueil sur le site de Versailles (H/F). Vous participerez à l’accueil des visiteurs, à la gestion du standard et au suivi des plis et badges. Le poste requiert une formation BAC à BAC+2 et idéalement une première expérience administrative dans l’enseignement supérieur.

Vous montrerez rigueur, réactivité, organisation et sens du service. Vous assurerez aussi la gestion logistique des événements, le suivi des dépenses et des

Qualifications

• Formation BAC à BAC+2.
• Première expérience administrative dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur appréciée.
• Rigueur, réactivité, adaptabilité, organisation et souci de la méthode.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word) et notions de base en gestion de pièces comptables.

Responsibilities

• Gérer l'accueil du site et le standard téléphonique.
• Assurer la logistique lors des événements et le suivi des dépenses et achats.
• Participer à la gestion et à l'animation de la bibliothèque et au prêt des ouvrages.

Skills

Accueil client

Rigueur

Organisation

Bureautique (Excel/Word)

Anglais de base

Education

Baccalauréat ou équivalent Bac à Bac+2

Tools

Excel

Word

Job description

Assistant polyvalent – Agent d’accueil (H/F) (F/H)

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Activités principales

Votre challenge et vos missions : Rattaché(e) à la Délégation de Versailles Satory, vous travaillerez au sein du pôle administratif de la Délégation.

Vous participerez également à la gestion de la bibliothèque, sous la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge sur le campus et en lien avec la Bibliothèque du site de Paris (20% ETP).

• 1/ Gestion de l'accueil du site:
  • Accueillir les visiteurs et les orienter
  • Assurer l'accueil téléphonique et gestion du standard
  • Réceptionner les courriers et colis
  • Gérer les badges, les clés et le contrôle d'accès
  • Gérer la réservation des salles, parking, navette…
  • Réserver les prestations de frais de réception (plateaux repas, traiteur)
  • Préparation de salles (amphithéâtre, cours, réunion, contrôle du matériel…)
• 2/ Gestion administrative et support général à la vie du campus:
  • Assurer la logistique lors des événements : définition du programme, communication dans les espaces prévus à cet effet (écrans du campus, intranet…)
  • Gérer l'accueil des stagiaires de découverte (conventions de stages,programme du stage en lien avec les centres…)
  • Assurer la gestion comptable en lien avec le gestionnaire : traitement des notes de frais, gestion des achats (devis, bons de commandes, factures)
  • Saisir et suivre les dépenses sur un logiciel de gestion
• 3/ Gestion et animation de la bibliothèque
  • Participer à l'accueil des publics et au renseignement de 1er niveau
  • Effectuer les transactions de prêt et retour des ouvrages
  • Participer à la gestion des ouvrages et revue (réception,équipement, mise en rayon…)

Savoirs et compétences attendus

Parlons de vous !...

Le poste s'adresse à une personne de formation BAC à BAC +2. Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée.

Il s’agit d’une fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d’avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines.

Le (la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d’apprentissage pour l’utilisation des logiciels internes

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

• connaissance de base en gestion comptable et financière
• maitrise des outils bureautiques standards
• notions d'anglais

Savoir-être :

• Polyvalece et adaptabilité
• Véritable esprit de service
• Sens de l'organisation
• Capacité à communiquer et travailler en équipe

Et de nous ! Travailler à Mines Paris-PSL, c'est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d'histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l'urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai

Mines Paris-PSL s'engage à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Mines Paris - PSL s'engage également dans l'insertion professionnel et au développement de carrière des personnes en situation de handicap.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.