Assistant polyvalent agence F / H (CDI)

Poste : Rattaché hiérarchiquement au DAF ainsi qu'au directeur d'agence, vous aurez les missions suivantes :

• réaliser les opérations de secrétariat courant
• effectuer l'archivage des documents
• réceptionner et traiter les demandes entrantes (standard téléphonique, mails, courrier...) et orientation vers le service concerné
• organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour en collaboration avec le responsable d'agence, rédiger les comptes-rendus et transmettre à la direction après validation du responsable d'agence

Gestion Clients / Fournisseur - Achats

• ouvrir et suivre les affaires dans l'ERP
• établir les factures clients en collaboration avec le chargé d'affaires ou le responsable d'agence ; effectuer l'envoi au client
• assurer le suivi des règlements, réaliser la relance des factures échues en liaison avec le responsable d'agence et la directrice administrative et financière
• gérer, contrôler et enregistrer les bons de livraison et les factures des fournisseurs
• consulter et réaliser les commandes auprès des fournisseurs

Gestion des ressources humaines sous le contrôle de la DAF

• recueillir les feuilles d'heures des techniciens, les contrôler et les saisir dans le logiciel de gestion commerciale
• préparer et transmettre les éléments de paies variables à la DAF
• contrôler les notes de frais tous les mois
• effectuer le suivi des jours de congés payés, RTT des collaborateurs de l'agence
• réaliser le suivi des arrêts de travail et alerter sur la non-réception d'une prolongation

Gestion des situations mensuelles et bilan

• analyser les marges des affaires en collaboration avec le chargé d'affaires et le responsable d'agence avant transmission à la direction

Profil : De formation Bac+2 en technico-commercial ou en gestion commerciale, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience à une fonction similaire idéalement dans le secteur du BTP ou de la maintenance. Vous êtes à l'aise avec le Pack Office, êtes doté d'un bon niveau rédactionnel, rigoureux, autonome, flexible, vous accordez beaucoup d'importance au travail d'équipe.

Entreprise : Notre client est une PME reconnue depuis plus de 50 ans dans le secteur du levage. Dans le cadre de sa croissance, il recherche un assistant polyvalent F / H pour son agence de Gennevilliers.