Assistant pilotage et suivi budgétaire (h/f)

Mairie de Saint-Ouen-sur-Seine; Saint-Ouen-sur-Seine; Hybrid; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération attractive

Prime annuelle

Action sociale et prévoyance

Mutuelle et prévoyance

Restauration collective

Télétravail jusqu’à 2 jours

Job summary

La Mairie de Saint-Ouen-sur-Seine recherche un/une Assistant.e pilotage et suivi budgétaire pour soutenir l’équipe de direction. Vous gérerez l’agenda, planifierez des réunions, rédigerez les comptes rendus et assurerez l’accueil téléphonique et la gestion des courriels.

Vous consoliderez les données d’activité, produirez des indicateurs de suivi et contribuerez au pilotage budgétaire, tout en améliorant les outils de reporting et les tableaux de bord.

Qualifications

• Bac+2/3 en administration ou équivalent reconnu.
• Bon niveau d’Excel et outils bureautiques.
• Capacité à rédiger des documents administratifs et des notes de service.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du directeur et organiser les rendez‑vous.
• Planifier réunions internes et externes et rédiger les comptes rendus.
• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels.
• Consolider les données d’activité et réaliser des indicateurs de suivi.
• Suivre les budgets et préparer le périmètre budgétaire.
• Contribuer au reporting et améliorer les outils de reporting.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Excel

Rédaction

Communication

Education

Bac+2/3 administration

Tools

Excel

ERP comptable

Job description

Saint-Ouen-sur-Seine, ville de 53 000 habitants, est au cœur de la Métropole avec l’arrivée récente de la ligne14 du métro et ses nombreux projets emblématiques : Village des JO 2024, Grand hôpital universitaire, installation de laDirection Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI), reconquête des berges de Seine, création d’un itinéraire fluvial reliant la ville à la Défense, rénovation urbaine à haute qualité environnementale et sociale, rénovation du stade Bauer.C’est aussi 40 entreprises de plus de 50 salariés dont TESLA, NEXITY, SAMSUNG, EIFFAGE, rassemblées sur 4,5 km2, qui génèrent à elles seules 600 milliards d’euros de chiffre d’affaires, ce qui structure également le rôle moteur de Saint-Ouen dans la dynamique métropolitaine, et forme un vivier très attractif pour les startups et les filières d’excellence. Son marché aux Puces, premier marché mondial d’antiquités et d’art, lui offre par ailleurs, un rayonnement international, qui la classe parmi les dix premiers sites touristiques français, avec ses 5millions de visiteurs par an.C’est au cœur de cet écosystème unique, qui favorise l’innovation et l’émergence de talents, que Saint-Ouen, attachée à son histoire et ses valeurs populaires, écrit la ville du progrès partagé.

Nos avantages !

• une rémunération attractive
• une prime annuelle
• des prestations d'action sociale
• une participation mutuelle et prévoyance
• une restauration collective pendant la pause déjeuner
• Possibilité de télétravail (jusqu’à 2 jours)

N.B : Si vous êtes contractuel.elle, les contrats proposés au sein de notre collectivité vont d'un à trois ans.

En qualité d'Assistant.e pilotage et suivi budgétaire

• Secrétariat de direction-
  • Gérer l’agenda du directeur/chefs de service et organiser les rendez-vous ;
  • Planifier et préparer les réunions internes et externes ;
  • Rédiger les comptes rendus et notes ;
  • Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes ;
  • Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels ;
  • Gérer le courrier entrant et sortant ;
  • Rédiger et mettre en forme les documents administratifs ;
  • Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire ;
  • Tenir à jour les bases de données et fichiers de suivi
• Organisation et logistique de la direction-
  • Organiser les réunions, déplacements et événements de la direction ;
  • Gérer les salles, supports et besoins logistiques ;
  • Assurer le suivi des fournitures et besoins courants ;
  • Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien
• Elaboration et suivi des outils de pilotage et reporting-
  • Contribuer à la conception des tableaux de bord de la direction et à leur mise à jour ;
  • Consolider les données d’activité des services ;
  • Produire des indicateurs de suivi (activité, délais, avancement des projets, volumes de dossiers) ;
  • Réaliser des reporting réguliers pour la direction, pour les directions usagères, pour la hiérarchie et les élus ;
  • Améliorer les outils de reporting (Excel, outils collaboratifs)
• Pilotage budgétaire de la direction-
  • Assurer un suivi global des budgets de fonctionnement et d’investissement de la direction en appui des chefs de service ;
  • Consolider les données budgétaires en lien avec le service finances ;
  • Participer à la préparation budgétaire (BP, DM, CA) pour le périmètre de la direction ;
  • Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire de la direction ;
  • Alerter la direction sur les écarts ou risques de dépassement
• Appui transversal aux services-
  • Faciliter la circulation de l’information entre services ;
  • Relayer les demandes vers les bons interlocuteurs ;
  • Apporter un appui administratif ponctuel aux équipes ;
  • Contribuer à la coordination interne de la direction ;
  • Accompagner l’accueil des nouveaux arrivants : matériels, outils, contacts, etc.