Assistant ou Assistante en Gestion Financière et Administrative H / F

Sciences Po; Levallois-Perret; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique à Levallois-Perret recherche un assistant gestionnaire pour accompagner la gestion financière, comptable et budgétaire. Le candidat idéal aura un niveau licence en comptabilité-gestion, une première expérience en laboratoire de recherche est appréciée. Il devra assurer l'interface avec les services financiers et contribuer à des outils de gestion administrative tout en étant autonome et organisé.

Qualifications

• Une première expérience en laboratoire de recherche appréciée.
• Connaissance des règles de la comptabilité publique.
• Anglais : niveau B1 requis.

Responsabilités

• Accompagner la gestion financière et comptable de l'unité.
• Instruire les dossiers de déplacements professionnels.
• Accueillir les nouvelles recrues et les accompagner.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Communication

Analyse financière

Formation

Niveau licence en comptabilité-gestion

Outils

GESLAB

Reseda

Excel

Word

Description du poste

L'assistant ou assistante gestionnaire exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale du CDSP, avec qui il ou elle forme un binôme essentiel à la bonne marche de l'unité. Il ou elle travaille en collaboration étroite avec des tutelles Sciences Po et CNRS, interagit constamment avec les fournisseurs du laboratoire et apporte son soutien à l'ensemble des membres du CDSP dans les domaine de son périmètre. Activités principales Accompagner la gestion financière, comptable et budgétaire de l'unité - Contribuer à l'élaboration du budget des tutelles et des contrats de recherche - Engager, suivre et liquider les dépenses (dotations et ressources propres Sciences Po et CNRS) - Contribuer à la production des rapports financiers des projets (ANR, Horizon Europe) - Veiller à la conformité des achats - Assurer l'interface quotidien avec les services financiers des tutelles - Produire des tableaux de bord et des bilans financiers - Produire, collecter et archiver les pièces comptables - Tenir le rôle de référent « Carte achat » CNRS - Suivre et transmettre les évolutions de la législation et des systèmes d'information comptables des tutelles Instruire les dossiers de déplacements professionnels (missions) - Suivre les demandes de mission, leurs arbitrages et les budgets afférents - Accompagner les personnels de la demande initiale au retour de mission (état de frais) - Assurer la formation des agents à l'utilisation des applications des tutelles - Assurer la veille sur les évolutions des applications des tutelles, de leur politique voyage et de la législation en matière de déplacements professionnels et en assurer la bonne transmission aux membres de l'unité Accompagner les activités RH - Accueillir les nouvelles recrues (permanents, CDD, stagiaires) et veiller à leur bonne installation et les accompagner autant que de besoin dans leur prise de poste - Être le garant de la bonne actualisation des bases de données RH du CNRS (Reseda) et de Sciences Po - Tenir le rôle de référent AGATE-Tempo pour le CNRS - Contribuer à la mise à jour du Livret d'accueil de l'unité Accompagner les activités administratives et logistiques - Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents propres à améliorer le fonctionnement de l'unité - Anticiper et mettre en oeuvre le renouvellement des postes de travail, tenir l'inventaire - Contribuer à l'organisation d'événements scientifiques et planifier les réunions internes - Accompagner le cas échéant les réaménagements et changements de bureau,, en lien avec le régisseur de Sciences Po - Autant que de besoin, contribuer à des dossiers et chantiers transversaux en lien avec la direction de l'unité (par exemple, mise à jour du Règlement intérieur) N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Profil - Niveau licence - Domaine : comptabilité-gestion - Une première expérience en laboratoire de recherche (par exemple au sein d'une UMR) serait appréciée Savoir - Environnement et réseaux professionnels (Enseignement supérieur et recherche, CNRS) - Règles et techniques de la comptabilité (en particulier la comptabilité publique) - Systèmes d'information budgétaires et financiers - Achats et marchés publics - Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) Savoir-faire - Appliquer des règles financières - Exécuter des dépenses - Elaborer un budget - Analyser des données comptables et financières - Concevoir des tableaux de bord et bilans - Rédiger des courriels, des synthèses, des notes - Savoir organiser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pour le CNRS : GESLAB, Reseda, Etamine / Notilus, etc.) - Savoir utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (agenda partagé, visio-conférence, répertoires partagés) Savoir-être - Être autonome et force de proposition auprès de la direction de l'unité - Avoir le sens du relationnel et de l'accueil, faire preuve de pédagogie - Être en capacité de s'adapter à de nouvelles procédures et outils - Être rigoureux et avoir le sens de l'organisation - Savoir rendre compte - Respecter la confidentialité