Assistant ou assistante de direction F / H

ARS PAYS DE LA LOIRE; Le Mans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence régionale de santé recherche un(e) assistant(e) de direction pour optimiser l'efficacité administrative de la direction territoriale. Ce poste inclut la gestion des réunions, de la communication et l'organisation d'événements. Le candidat idéal possède une expérience significative en assistanat et dispose de solides compétences relationnelles.

Qualifications

• Expérience significative réussie en tant qu'assistant(e) de direction.
• Agilité dans le traitement de l'information.
• Capacité à trouver des solutions rapidement.

Responsabilités

• Optimiser la gestion de l'activité de la direction territoriale.
• Être l'interlocuteur de 1er niveau pour la direction.
• Assurer la gestion de plusieurs dossiers transversaux et thématiques.

Connaissances

Discrétion professionnelle

Sens de l'écoute

Autonomie

Rigueur

Communication

Formation

Expérience en qualité d'assistant(e) de direction

Outils

Pack Office

Description du poste

Finalité et missions principales du poste

Dans le cadre d'une collaboration étroite, vous accompagnez le directeur et la directrice adjointe de la direction territoriale dans l'accomplissement de leurs missions et contribuez au bon fonctionnement de la direction..

Activités principales / Tâches

1 / Optimiser la gestion de l'activité de la direction territoriale

• Anticipation, organisation et préparation de l'activité du directeur et de la directrice adjointe
• Organisation des réunions et des rendez-vous / Gestion des déplacements
• Prise de notes et compte rendu à l'occasion de certaines réunions
• Constitution des fonds de dossier et tenue à disposition de la direction en temps utile
• Evaluation, signalement et orientation des urgences
• Gestion de la messagerie et de l'agenda

2 / Être l'interlocuteur de 1er niveau de la direction territoriale

• Gestion du courrier (enregistrement, tri, diffusion, suivi) et sécurisation des délais
• Gestion de la messagerie « contact » de la Direction territoriale
• Accueil physique et téléphonique ; Compréhension des demandes et orientation
• Organisation de réunions ; Organisation de déplacements du directeur, au besoin des agents
• Rédaction et diffusion des relevés de décisions, comptes rendus, courriers…
• Classement et archivage ; optimisation du classement papier et dématérialisé
• Suivi logistique (gestion des fournitures, moyens matériels…)
• Organisation des relations avec les partenaires privilégiés (Préfecture, Conseil départemental, Elus, Professionnels de santé, Responsables de structures sanitaires et médico-sociale, Usagers, CPAM…)
• Veille sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires
• Gestion des badges - des titres de transports (bus)

3 / Assurer la gestion de plusieurs dossiers transversaux et / ou thématiques

• Préparer l'organisation d'évènements sur le site
• Suivi des dossiers des directeurs de la FPH en lien avec la direction, en vue de leur évaluation
• Renseigner les contacts de la direction dans le logiciel Wampa ou sur TEAMS (et procéder aux actualisations)

Profil recherché

Vos compétences

Savoirs

Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif

Techniques et méthodes de la communication écrite et orale

Applications informatiques et leurs fonctionnalités (pack office)

Techniques de planification

Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d'archivage)

Savoir-faire

Apporter une assistance administrative

Discerner les enjeux

Recueillir et traiter de l'information

S'organiser

Planifier les activités et les échéances

Communiquer

Rendre compte

Rédiger des documents

Savoir-être

Discrétion professionnelle et confidentialité

Réactivité

Sens de l'écoute et du dialogue

Adaptabilité professionnelle

Travailler en équipe

Autonomie et sens de l'initiative

Force de proposition

Sens du service

Rigueur et méthode

Votre formation

Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant(e) de direction.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Informations complémentaires

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4B à 5A expérimenté (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires

Participation à un système d'astreinte sur la base du volontariat

Participation à la gestion de crise

Membre de la Commission métier « des assistant.es de direction »

Membre de la Commission « logistique »

Correspondant logistique local de la sécurité des systèmes d'informations (SSI) de l'ARS

Représentant de la DT72 au conseil de site Paixhans

Participation à la gestion de crise en période ouvrée (sur volontariat, hors période ouvrée)

Déplacements occasionnels sur le département et la région

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Assistante Direction • Le Mans