Assistant ou Assistante bilingue au pôle enseignant

Sciences Po; Paris; Hybride; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'une institution renommée, vous serez responsable de la gestion des services aux enseignants et de l'administration des dossiers. Ce rôle exige une excellente communication, une organisation rigoureuse et une capacité à travailler en équipe. Vous aurez l'occasion de contribuer à un environnement dynamique tout en bénéficiant de conditions de travail flexibles, y compris un jour de télétravail par semaine. Rejoignez une équipe engagée pour la diversité et l'inclusion, où votre contribution sera valorisée.

Prestations

Télétravail (1 jour/semaine)

40 jours de congés payés

Mutuelle

Prévoyance

Prise en charge des frais de transport

Titres restaurant

Accès à la bibliothèque universitaire

Cours de sport gratuits

Offre sociale et culturelle du CSE

Qualifications

• Expérience significative dans une activité similaire.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et de la suite Google.

Responsabilités

• Gérer les services aux enseignants et les dossiers administratifs.
• Participer à la préparation de la paie des enseignants.

Connaissances

Communication

Organisation

Autonomie

Gestion des priorités

Discrétion

Polyvalence

Anglais (C1)

Formation

Bac minimum

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Google Suite (Gmail, Drive, Sheets)

Banner

Description du poste

Sous l'autorité du responsable du pôle, au sein d'une équipe de 3 personnes, vous devrez notamment assurer les missions suivantes :

Gestion des services aux enseignants :

• Accueillir, orienter et informer les enseignants
• Gérer la production et la distribution des cartes destinées aux enseignants
• Accompagner les enseignants dans leurs démarches de demandes de VISA
• Assurer la gestion des candidatures spontanées (recensement et transmission aux équipes pédagogiques)
• Transmettre à l'Institut des compétences et de l'Innovation les demandes de formations des enseignants
• Mettre en valeur et vérifier la bonne tenue de la salle des professeurs

Gestion des dossiers administratifs des enseignants dans le logiciel de scolarité (Banner) :

• Étudier les dossiers administratifs des enseignants vacataires en vue de leur rémunération
• Participer aux actions de communication auprès des enseignants (rédaction d'emails, préparation des listes de diffusion...)
• Formaliser l'étude du dossier dans le logiciel Banner

Participation à la préparation de la paie des enseignants :

• Effectuer les contrôles de paie (cohérence des données liées aux statuts, nombre d'heures, et taux paramétrés)
• Assurer le suivi de la validation des heures effectuées par les enseignants

Gestion de données et missions d'assistanat :

• Participer au fonctionnement efficace du Pôle via l'organisation de réunions, l'accueil physique et téléphonique, la mise à jour des dossiers, l'administration des documents et des données sur les serveurs partagés, archivage, etc.

Profil recherché :

• Formation Bac minimum et expérience significative, idéalement dans une activité similaire
• Qualités relationnelles, sens du service, de l'accueil et de la communication
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Ponctualité, goût du travail en équipe
• Organisation, autonomie, gestion des priorités, rigueur, esprit d'initiative et d'anticipation
• Polyvalence, capacité à traiter plusieurs dossiers
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de la suite Google (Gmail, Drive, Sheets)
• Capacité à maîtriser rapidement Banner, logiciel de gestion de la scolarité
• Anglais très bon niveau (C1 souhaité)
• Connaissance de Sciences Po appréciée

Conditions :

• Télétravail (1 jour/semaine)
• Rémunération fixe sur 12 mois
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale : mutuelle, prévoyance
• Frais de transport : prise en charge à 55 % ou forfait mobilité durable
• Titres restaurant, accès à la bibliothèque universitaire, cours de sport gratuits
• Offre sociale et culturelle du CSE

Science Po est engagé en faveur de la diversité ; nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.