Assistant ou assistante au cabinet d'un Adjoint à la Maire de Paris F/H(Nouvelle fenêtre)

La Ville de Paris Recrute; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique parisienne à Paris recherche un(e) assistant(e) pour gérer l'accueil des invités, l'agenda de l'élu, et soutenir la logistique des événements. Le candidat idéal aura d'excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles. Ce poste est une excellente opportunité pour ceux qui souhaitent travailler dans un environnement dynamique et structuré.

Responsabilités

• Accueillir les invités et gérer le téléphone.
• Organiser l'agenda de l'élu.
• Gérer les ressources matérielles et le budget.

Description du poste

En tant qu'assistant ou assistante au sein du cabinet, vous aurez en charge :

• L'accueil des invitées et des invités ;
• L'accueil téléphonique interne et externe, les prises de messages ;
• La constitution et l'organisation de fiches de contacts des partenaires internes et externes.

L’agenda :

• La gestion de l'agenda de l’élu dans l’ensemble de ses fonctions d’élu ;
• Le lien avec le cabinet de la Maire, les maires d’arrondissements et des autres élus et élues ;
• Le lien avec les intervenants externes ( RIVP, Métropole du Grand Paris, associations)
• Soutien ponctuel sur l'agenda des collaboratrices-collaborateurs.

La logistique :

• La gestion des ressources matérielles en lien avec les services ;
• Soutien sur la gestion du budget du cabinet et des commandes.
• Gestion du logiciel Chronotime

Les événements et réunions :

• L'organisation logistique des réunions : réservation de salle, invitation des participants et des participantes, préparation matérielle, information à la sécurité ;
• Soutien à la chefferie dans l'organisation d'évènements publics : prix, réceptions, fêtes, etc.
• Participation à des réunions hebdomadaires avec le reste de l’équipe

Missions transverses :

• L'accompagnement des collaborateurs et collaboratrices dans les missions transversales