Assistant Office Manager H/F

TN France; Tarbes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un assistant capable de gérer l'assistance quotidienne des équipes. Vous serez le pivot de l'organisation, en charge de la communication, de la gestion des événements et du suivi des missions. Avec une forte maîtrise des outils bureautiques et une excellente communication, vous contribuerez à optimiser les processus et à favoriser la cohésion au sein de l'équipe. Ce poste offre une belle opportunité de développement dans un environnement collaboratif où votre sens du service sera apprécié.

Qualifications

• Expérience préalable réussie sur un poste similaire.
• Agile avec les outils digitaux et sens du service.

Responsabilités

• Assistance aux équipes avec courriers, réunions et déplacements.
• Organisation d'événements internes et externes.

Connaissances

Communication orale et écrite

Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Polyvalence

Capacité d’adaptation

Rigueur

Sens de la confidentialité

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

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Description du poste

En collaboration avec les managers et associés du cabinet, vous avez envie de :

• Prendre en charge l’assistanat de nos équipes :

Activités courantes d’assistanat : courriers, relecture et mise en page, préparation et organisation de réunions et de déplacements, commandes de fournitures, suivi budgétaire, gestion des commandes, demande de devis et suivi de factures…

• Organiser des événements liés à l’entité gérée :

Préparer les évènements internes et externes (support, suivi et relance, traiteur, salles…)

Préparer des documents de communication interne

Accueillir les nouvelles recrues, suivre les visites médicales

• Être support à la réalisation des missions métiers de l’équipe :

Préparer, relire, corriger et mettre en forme plusieurs natures de documents : lettres de mission, rapports, appels d’offres, supports de présentation
Traiter les demandes inhérentes à l’activité des associés
Elaborer les documents métiers dans le respect de nos process : plaquettes de comptes annuels, courriers déontologiques, envoi et suivi EDI, lien avec les centres de gestion…

• Aider au support informatique et bureautique en lien avec les équipes IT et les experts digitaux.
• Assurer le relais opérationnel des fonctions support par la transmission d’informations au sein des équipes et contribuer à la gestion des sites.

Qualifications

Vous justifiez d’une expérience préalable réussie sur un poste similaire. Agile avec les outils digitaux, vous êtes un véritable pivot dans l’organisation quotidienne des occupants et vous prenez des initiatives qui optimisent les processus et favorisent l’efficacité et la cohésion.

Les collaborateurs vous reconnaissent un sens du service et de l’écoute qui contribue à leur épanouissement au quotidien.

Vous avez une bonne maîtrise de la communication pour transmettre les informations aux équipes de manière adéquate et pertinente. Vous êtes très organisé et savez gérer des informations confidentielles, vous avez le sens du service et êtes garant de notre image.

• Excellente communication orale et écrite
• Aisance avec les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
• Polyvalence, capacité d’adaptation, agilité et anticipation
• Rigueur et respect des process
• Habileté relationnelle
• Sens de la confidentialité