Assistant •e Vie stagiaire (Lyon)

M2i Formation; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

M2i Formation recherche un Assistant Administratif stagiaire à Lyon pour rejoindre son équipe. Vous serez en charge de l'accueil des apprenants, de la gestion des dossiers administratifs et de l'organisation des formations. Ce poste nécessite un Bac +2 et une expérience significative dans un rôle similaire. Rejoignez une ambiance dynamique et un environnement de travail favorable au développement professionnel.

Prestations

Carte restaurant Implicité

Remboursement des transports à hauteur de 50%

Télétravail occasionnel

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 2 ans sur un poste d'assistant administratif.
• À l'aise dans la saisie et le pack Office.
• Capacité d'anticipation et bonne mémoire.

Responsabilités

• Assurer l'accueil des apprenants et la gestion des appels.
• Gérer les dossiers administratifs et pédagogiques.
• Préparer les salles de formation.

Connaissances

Organisation

Relationnel

Saisie

Formation

Bac +2

Outils

Pack Office

Description du poste

Nous recherchons pour notre agence de Lyon Part-Dieu notre futur Assistant Administratif stagiaire.

Voici les missions qui vous seront confiées :

Accueil

• Ouverture et accueil des apprenants chaque matin en binôme avec notre Responsable Accueil et Vie Stagiaires
• Être en support sur la gestion des appels téléphoniques lors de l'ouverture
• Prévenir par mail les Conseillers en Formation concernés des absences et les déclarer dans notre outil de gestion

Suivi stagiaires et administratif

• Réaliser les recherches via notre outil de gestion : Apprenant à partir d'un N° salle ou nom de l'apprenant et le Conseiller formation associé au client, mise en conformité des sessions
• Générer le dossier pédagogique dans notre outil de gestion et l'envoyer par mail au formateur 72h avant la formation
• Gérer et commander les supports pédagogiques pour les sessions de formation présentielles et distancielles
• Préparer le tableau des stagiaires non identifiés et en attente tous les mercredis
• Noter les coûts sur les sessions : supports, restauration, petit déjeuner s'il y a lieu
• Participer aux réunions pour le contrôle de chaque session de la semaine S+1
• Préparer les salles de formation au fur et à mesure (feuilles de salle, liste de bienvenue, état des lieux des salles)
• S'assurer de la complétude des dossiers en fin de formation (signatures, feuilles d'émargement, restauration, certifications et évaluations)
• Relancer les documents manquants auprès des stagiaires et des formateurs avant clôture
• Déclarer certaines sessions via les plateformes partenaires

Profil recherché

De formation supérieure type Bac +2, vous disposez surtout d'une expérience significative (au moins 2 ans) sur un poste d'assistant administratif.

À l'aise dans la saisie et avec le pack Office de manière générale, vous faites preuve d'une organisation à toute épreuve.

Vous êtes reconnu pour votre souplesse d'esprit, votre bon relationnel et votre volonté de bien faire.

Vous savez anticiper afin de ne pas être submergé et chercher les informations auprès des bons interlocuteurs. Une bonne mémoire serait un plus dans le suivi des dossiers.

Durée hebdomadaire de travail : 35 heures en temps complet

Type d'emploi : CDI

Lieu de travail : Lyon (3ème)

• Carte restaurant Implicité
• Remboursement des transports à hauteur de 50%
• Télétravail occasionnel (si pas de stagiaire présentiel)