Assistant •e en Charge de Relation Clientèle - Temporaire H / F

Région Bretagne; Malakoff; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player is seeking a dynamic individual to join their team in a vital support role. This position involves welcoming a diverse range of visitors, managing administrative tasks, and ensuring the smooth operation of events. With a focus on quality service and effective communication, the successful candidate will play a key role in promoting the organization's offerings and maintaining a welcoming environment. If you are passionate about providing exceptional service and enjoy a collaborative workplace, this opportunity is perfect for you.

Qualifications

• Expérience en accueil et gestion administrative.
• Compétences en communication et service client.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et assurer un service de qualité.
• Gérer les réservations et les demandes des usagers.
• Assurer la logistique et l'entretien des locaux.

Connaissances

Accueil multi-canal

Gestion administrative

Communication

Utilisation de matériel de projection

Formation

Diplôme en gestion ou administration

Outils

Logiciel de gestion des réservations

Description du poste

La Maison de la Bretagne est une antenne de la Région, à Paris, rattachée au pôle Ressources. Située à deux pas de la gare Montparnasse, elle bénéficie d'une situation privilégiée, accessible en 1h30 depuis Rennes. Le site dispose de huit salles de réunion, un espace événementiel ainsi que des places pour les travailleurs nomades, avec une offre de services et des équipements adaptés aux attentes des usagers. Cette vitrine parisienne de la Région permet aux élus et aux directions de rencontrer leurs partenaires, dans un lieu à l'image de la Bretagne. Les espaces sont également mis à disposition des acteurs socio-professionnels qui ont besoin d'organiser des réunions, rendez-vous ou conférences à Paris. Des tarifs préférentiels s'adressent aux acteurs bretons.

Sous l'autorité de la responsable de la Maison de la Bretagne à Paris, au sein du pôle accueil / réservation composé de trois agents, la personne contribue, de manière collégiale, à l'accueil des élus, des entreprises, des acteurs institutionnels et associatifs, du grand public. Elle contribue à la gestion administrative et financière de l'espace affaires et à son fonctionnement logistique. En complément, elle assure des fonctions spécifiques.

I- Missions partagées

Accueil des publics

• Vous êtes le premier et dernier point de contact avec les visiteurs : élus, collègues, entreprises, institutionnels, associations, grand public.
• Assurer un accueil de qualité en mode multi-canal, valorisant l'image de la collectivité
• Adapter son discours en fonction du public
• Renseigner sur l'organisation et les compétences de la collectivité, ses principales politiques publiques
• Identifier la demande et orienter le public vers les services ou organismes compétents

Accompagnement des réservataires

• Assurer l'émargement des personnes et orienter les visiteurs
• Faire signer les documents administratifs au responsable de la réservation, remettre le matériel réservé et vérifier les retours
• Prendre en charge les demandes de dernière minute
• Fournir une aide technique aux usagers selon leurs besoins, notamment dans l'utilisation du matériel de projection et de visioconférence
• Fournir toutes informations utiles sur le quartier selon les attentes des usagers
• Effectuer des permanences en soirée pour l'accueil d'événements

Gestion administrative

• Vous promouvez l'offre de services et contribuez à fidéliser les réservataires
• Conduire, avec les autres agents de l'accueil, le suivi administratif et financier des réservations de l'espace affaires : traiter les demandes, contrôler l'agenda, constituer et vérifier les dossiers, renseigner les outils de gestion, éditer les documents, effectuer les relances, suivre la facturation
• Gérer les réservations via un logiciel spécifique

Exploitation logistique

• Assurer l'ouverture ou la fermeture du site selon les plannings
• Préparer et remettre en état les salles de réunion
• Mettre en place les prestations en salle, veiller à la tenue des locaux
• Organiser et mettre en oeuvre des événements
• Contribuer à la gestion logistique, rechercher de nouveaux matériels ou fournisseurs
• Assurer la petite maintenance des bâtiments, équipements et mobiliers
• Suivre les stocks
• Participer à de la manutention légère
• Entretenir le matériel de services
• Intervenir en tant qu'équipier incendie et secouriste, en coordination avec les autres agents

II- Missions complémentaires

• Rédiger des courriers, comptes-rendus, prises de notes
• Veiller à la qualité des affichages et supports de communication
• Participer à la publication de contenus sur les supports de la Maison
• Participer au développement d'une offre de services complémentaires
• Remplacer les autres agents en cas d'absence

Environnement du poste

Relations hiérarchiques : La responsable de la Maison de la Bretagne

Relations fonctionnelles : Sans

Relations internes : Direction, élus, agents de la Région Bretagne, cabinet du Président

Relations externes : Partenaires privés et institutionnels, collectivités, acteurs socio-professionnels, associations bretonnes à Paris

Lieu de travail : Maison de la Bretagne Paris, 8 Rue de l'Arrivée 75015 PARIS

Horaires : Horaires variables, éventuellement en soirée

Contraintes : Ouverture/fermeture, permanences en soirée, fermetures annuelles, prise de poste prévue le 26/05/2025, contrat d'un an, rémunération 1703.69€ nets

Contact : Fabienne PERNOT, Responsable de la Maison de la Bretagne