Assistant •e de Direction Achats H / F

Safran; Malakoff; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de technologie recherche un(e) assistant(e) de direction Achats pour participer à la gestion opérationnelle et organisationnelle de l'équipe. Le candidat idéal doit avoir 5 à 7 ans d'expérience, maîtriser le français et l'anglais, et être à l'aise avec les logiciels ERP et la suite Microsoft Office. Le poste requiert une grande autonomie, des compétences organisationnelles et un service client orienté.

Qualifications

• 5 à 7 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Connaissance des logiciels ERP.

Responsabilités

• Assistance à l'équipe de direction dans les missions quotidiennes.
• Gestion de l'agenda du Directeur et organisation des réunions.
• Gestion du courrier et suivi des présentations internes.

Connaissances

Autonomie

Communication

Résolution de problèmes

Organisation

Réactivité

Formation

Bac +2 / 3 en Administration du Personnel / Management / Assistanat

Outils

SAP

Microsoft Office

Description du poste

Rôle & Responsabilités

L'assistant(e) de direction Achats travaille au sein de la Direction Achats indirects et de son équipe. Il/Elle assiste l'équipe de direction pour faciliter la mise en œuvre de leurs missions, prend en charge les tâches organisationnelles, recherche et transmet l'information, et résout les problèmes pratiques ou secondaires afin de faciliter le fonctionnement de l'équipe.

• Équipe de direction : gestion de l'agenda du Directeur et prise en charge des demandes externes de planification de réunions; assistance à l'équipe managériale Achats dans ses opérations quotidiennes; rédaction des lettres de nomination de l'équipe en liaison avec l'équipe RH; collecte et diffusion des faits marquants Achats, conformément aux pratiques de Safran et sous le contrôle du Directeur Achats.
• Organisation et accompagnement des réunions : organisation et suivi des réunions hebdomadaires et mensuelles du Comité exécutif Achats; rédaction des comptes rendus; gestion du plan d'action et d'amélioration du département Achats; suivi périodique et fourniture de mises à jour sur l'état d'avancement.
• Opérations : gestion de l'ensemble du courrier du service Achats; mise à jour et diffusion de la présentation standard de l'organisation du service Achats et des présentations marketing internes et externes; gestion des listes de diffusion et de l’intégration des nouveaux membres de l'équipe Achats; gestion des événements Achats internes et externes; accueil des visiteurs; gestion des voyages et des demandes de visas; gestion des mandats des filiales et signatures des délégations; soutien à la communication (logistique et diffusion des Buyer's Voices); publication/mise à jour des pages achats sur Insite; création des demandes d'achat pour les Achats Safran dans ARIBA et gestion des réceptions correspondantes; assistance à l'administration des sites SharePoint; assistance au Responsable du Contrôle Interne en cas de besoin.

Compétences et aptitudes en leadership

Reconnu(e) pour votre accessibilité et votre réactivité, votre éthique et votre proactivité, vous saurez anticiper ou alerter les managers Achats sur les problèmes ou situations nécessitant une attention particulière. Vous êtes orienté(e) service et résolution de problèmes, autonome et assertif(ve); vous possédez d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles; vous avez un sens de l’organisation et de la rigueur; vous travaillez en collaboration et êtes orienté(e) client et service; vous avez une forte capacité de travail et d’adaptation; ce poste exige discrétion et un grand sens de la confidentialité.

Qualifications

• Niveau Bac +2 / 3, formation en Administration du Personnel / Management / Assistanat
• 5 à 7 ans d'expérience dans une fonction similaire
• Maîtrise du français et de l'anglais
• Connaissance des logiciels ERP (SAP, BAAN)
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint